Η δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου απογραφής στο Excel μπορεί να φανεί σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά είναι αρκετά απλό μόλις γνωρίζετε τα βήματα. Θα οργανώσετε τα δεδομένα απογραφής σας με δομημένο και εύκολα διαχειρίσιμο τρόπο. Αφού διαβάσετε αυτόν τον γρήγορο οδηγό, θα έχετε ένα βασικό υπολογιστικό φύλλο αποθέματος και το τρέξιμο, έτοιμο να γεμίσετε με τα δεδομένα απογραφής σας.
Βήμα προς βήμα Tutorial για να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο αποθέματος στο Excel
Πριν βυθιστούμε στο νιτρικό-γρηγορότερο, τα παρακάτω βήματα θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα απλό, αλλά λειτουργικό υπολογιστικό φύλλο αποθέματος. Θα ξεκινήσουμε με τη δημιουργία της βασικής δομής και στη συνέχεια προσθέτουμε μερικές λειτουργίες για να το καταστήσουμε πιο αποτελεσματικό.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Excel και δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας
Ανοίξτε το Microsoft Excel, κάντε κλικ στο 'File' και επιλέξτε 'New' για να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας.
Η δημιουργία ενός νέου βιβλίου εργασίας σας δίνει έναν κενό καμβά για να ξεκινήσετε το υπολογιστικό φύλλο απογραφής σας. Σκεφτείτε το ως θεμέλιο του συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων. Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε ένα κενό βιβλίο εργασίας είτε να αναζητήσετε πρότυπα απογραφής που προσφέρει το Excel.
Βήμα 2: Ονομάστε το υπολογιστικό φύλλο σας
Κάντε κλικ στο 'Untitled Spreadsheet' στο επάνω μέρος της σελίδας και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φύλλο απογραφής σας.
Η ονομασία του υπολογιστικού φύλλου σας είναι ζωτικής σημασίας για μελλοντική αναφορά, ειδικά αν έχετε πολλά υπολογιστικά φύλλα. Θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο το «υπολογιστικό φύλλο αποθέματος» ή κάτι πιο συγκεκριμένο για τις ανάγκες σας.
Βήμα 3: Ρυθμίστε τις στήλες σας
Στην πρώτη σειρά του υπολογιστικού φύλλου σας, εισαγάγετε τους τίτλους για τις στήλες σας, όπως το όνομα του αντικειμένου, το «ποσότητα», η τιμή, κλπ.
Οι στήλες θα αντιπροσωπεύουν τις κατηγορίες πληροφοριών που είναι σημαντικές για το απόθεμά σας. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτά με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες σας - μπορεί να χρειαστείτε μια στήλη "SKU" ή μια στήλη "προμηθευτή", για παράδειγμα.
Βήμα 4: Μορφοποιήστε τα κύτταρα σας
Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία μορφοποίησης για να ρυθμίσετε το πλάτος των στηλών, το στυλ και το μέγεθος του κειμένου και προσθέστε τα σύνορα εάν είναι απαραίτητο.
Τα κύτταρα μορφοποίησης είναι όλα σχετικά με το να κάνετε τα δεδομένα σας αναγνώσιμα και προσβάσιμα. Κανείς δεν θέλει να σπρώξει τα μάτια του για να διαβάσει το μικροσκοπικό κείμενο ή να μετακινηθεί ατελείωτα για να διαβάσει κείμενο που χύνεται. Επωφεληθείτε από τα εργαλεία μορφοποίησης του Excel για να δημιουργήσετε μια καθαρή και οργανωμένη εμφάνιση.
Βήμα 5: Εισαγάγετε τα δεδομένα σας
Ξεκινήστε να εισάγετε τις πληροφορίες απογραφής σας στο υπολογιστικό φύλλο σύμφωνα με τις κατάλληλες στήλες.
Αυτό είναι το κρέας του υπολογιστικού φύλλου. Να είστε σχολαστικοί με τα δεδομένα σας για να εξασφαλίσετε την ακρίβεια. Θυμηθείτε, τα σκουπίδια, τα σκουπίδια έξω - η ποιότητα της διαχείρισης αποθεμάτων σας εξαρτάται από την ποιότητα των δεδομένων που εισάγετε.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε ένα βασικό υπολογιστικό φύλλο αποθέματος που μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αμέσως. Μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τα επίπεδα απογραφής σας, να κατανοήσετε ποια στοιχεία είναι κατανοητά ή υπερβολικά και να λαμβάνετε τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με την αγορά και τις πωλήσεις.
- Κρατήστε το υπολογιστικό φύλλο σας απλό, ειδικά αν ξεκινάτε. Η υπερπλήρωση μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα και σύγχυση.
- Ενημερώστε τακτικά το υπολογιστικό φύλλο απογραφής σας για να αντικατοπτρίσετε τις αλλαγές στα επίπεδα αποθεμάτων σας.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Freeze Panes" του Excel για να διατηρήσετε τους τίτλους της στήλης σας, καθώς μετακινηθείτε στα δεδομένα σας.
- Εξετάστε τη χρήση τύπων για τον υπολογισμό των συνολικών συνολικών, όπως το άθροισμα για την προσθήκη ποσοτήτων ή κόστους.
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του υπολογιστικού φύλλου απογραφής σας τακτικά για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Excel στην κινητή συσκευή μου για να διαχειριστώ το υπολογιστικό φύλλο απογραφής μου;
Ναι, το Excel διαθέτει μια εφαρμογή για κινητά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε πρόσβαση και να επεξεργαστείτε το υπολογιστικό φύλλο απογραφής σας εν κινήσει.
Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι το υπολογιστικό φύλλο απογραφής μου είναι ακριβές;
Οι τακτικοί έλεγχοι του φυσικού σας αποθέματος έναντι του υπολογιστικού φύλλου σας θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε την ακρίβεια. Επίσης, η καταχώρηση δεδομένων διπλού ελέγχου και η χρήση των τύπων σωστά θα ελαχιστοποιήσουν τα σφάλματα.
Μπορούν πολλά άτομα να εργάζονται στο υπολογιστικό φύλλο αποθέματος ταυτόχρονα;
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel Online ή έχετε μοιραστεί το βιβλίο εργασίας, πολλοί χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν ταυτόχρονα το υπολογιστικό φύλλο.
Τι γίνεται αν το απόθεμά μου είναι πολύ μεγάλο για ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο;
Εάν το απόθεμά σας είναι εκτεταμένο, σκεφτείτε να το σπάσετε σε πολλαπλά υπολογιστικά φύλλα που βασίζονται σε κατηγορίες ή τμήματα για να το κάνετε πιο εύχρηστο.
Δείτε επίσης:Πώς να στείλετε email σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώσω το υπολογιστικό φύλλο απογραφής μου;
Αυτό εξαρτάται από το μέγεθος και τη φύση της επιχείρησής σας, αλλά μια καλή πρακτική είναι να το ενημερώσετε όποτε υπάρχει σημαντική αλλαγή στο απόθεμά σας.
Περίληψη
- Ανοίξτε το Excel και δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας.
- Ονομάστε το υπολογιστικό φύλλο σας.
- Ρυθμίστε τις στήλες σας.
- Μορφοποιήστε τα κύτταρα σας.
- Εισαγάγετε τα δεδομένα σας.
Σύναψη
Εκεί το έχετε! Ένας απλός οδηγός για τη δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου απογραφής στο Excel που μπορεί να γίνει κατανοητό σε επίπεδο ανάγνωσης 8ου βαθμού. Η απλότητα των εργαλείων του Excel, σε συνδυασμό με τα ισχυρά χαρακτηριστικά που προσφέρει, καθιστά τη διαχείριση αποθεμάτων ένα αεράκι μόλις ρυθμίσετε το σύστημά σας. Είτε είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, διαχειριστής αποθήκης, είτε απλά προσπαθείτε να οργανώσετε την προσωπική σας συλλογή, ένα υπολογιστικό φύλλο αποθέματος μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και πονοκεφάλους. Γιατί λοιπόν να μην το δοκιμάσετε; Ποιος ξέρει, ίσως να βρεθείτε να γίνετε ένας οδηγός του Excel σε χρόνο μηδέν. Ευτυχισμένη διαχείριση αποθέματος!