Η επεξεργασία ενός σαρωμένου εγγράφου στο Word μπορεί να φαίνεται σαν ένα αποθαρρυντικό έργο στην αρχή, αλλά με τα σωστά εργαλεία και μια μικρή τεχνογνωσία, είναι σίγουρα εφικτή. Ουσιαστικά, θα χρειαστεί να μετατρέψετε το σαρωμένο έγγραφο σε ένα εγγράφου επεξεργάσιμης λέξης χρησιμοποιώντας το λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Μόλις μετατραπεί, μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο όπως ακριβώς και οποιοδήποτε άλλο έγγραφο λέξεων.
Αφού ολοκληρώσετε την εργασία, θα έχετε ένα έγγραφο επεξεργάσιμης λέξης που μοιάζει ακριβώς με το σαρωμένο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές που χρειάζεστε, όπως η διόρθωση τυπογραφικών στοιχείων, η ενημέρωση των πληροφοριών ή η αναδιαμόρφωση του κειμένου.
Εισαγωγή
Έχετε ποτέ σαρώσει ένα έγγραφο μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι πρέπει να κάνετε αλλαγές σε αυτό; Εάν έχετε ποτέ κολλήσει με ένα χαρτί αντίγραφο ενός εγγράφου που χρειάζεστε για να επεξεργαστείτε, γνωρίζετε την απογοήτευση να επαναλάβετε τα πάντα σε ένα νέο έγγραφο. Αλλά τι γίνεται αν σας είπα ότι υπάρχει ένας τρόπος να μετατρέψετε αυτό το σαρωμένο έγγραφο σε ένα αρχείο επεξεργάσιμης λέξης χωρίς να επαναλάβετε μια λέξη; Ναι, το ακούσατε σωστά! Αυτή η διαδικασία είναι ένα lifesaver για όσους συνεργάζονται με έγγραφα τακτικά, είτε είστε φοιτητής, επαγγελματίας, είτε απλώς κάποιος που προσπαθεί να αποκαταστήσει τα χαρτιά τους.
Η επεξεργασία ενός σαρωμένου εγγράφου στο Word δεν αφορά μόνο την ευκολία. Πρόκειται για την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια. Με τη μετατροπή ενός σαρωμένου εγγράφου σε μια επεξεργάσιμη μορφή, μπορείτε γρήγορα να κάνετε αλλαγές χωρίς τον κίνδυνο να εισαγάγετε νέα σφάλματα μέσω της ανανέωσης. Επιπλέον, εξοικονομεί χρόνο και πόρους, καθώς δεν θα χρειαστεί να εκτυπώσετε νέες εκδόσεις του εγγράφου μετά από κάθε επεξεργασία. Αυτή η διαδικασία είναι σχετική με όποιον ασχολείται με γραφειοκρατία - είτε συμβόλαια, εκθέσεις, ακαδημαϊκά έγγραφα ή προσωπικά έγγραφα. Ας βουτήξουμε και να μάθουμε πώς να φτιάξουμε αυτά τα σαρωμένα έγγραφα να λειτουργούν για εσάς.
Πώς να επεξεργαστείτε ένα σαρωμένο έγγραφο με λέξη
Πριν φτάσουμε στο Nitty-Gritty, ας καταλάβουμε τι θα κάνουμε. Θα λάβουμε ένα σαρωμένο έγγραφο, θα το εκτελέσουμε μέσω του λογισμικού OCR για να αναγνωρίσουμε το κείμενο και στη συνέχεια να το ανοίξουμε με λέξη για επεξεργασία. Ακούγεται απλό, σωστά; Ας ξεκινήσουμε.
Βήμα 1: Σάρωση ή βρείτε το έγγραφό σας
Πρώτα απ 'όλα, χρειάζεστε ένα ψηφιακό αντίγραφο του εγγράφου σας. Εάν δεν το έχετε ήδη, σαρώσετε χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή ή μια εφαρμογή σάρωσης στο τηλέφωνό σας.
Η σάρωση σε υψηλή ανάλυση θα αποφέρει τα καλύτερα αποτελέσματα όταν πρόκειται για ακρίβεια αναγνώρισης. Βεβαιωθείτε ότι ολόκληρο το έγγραφο είναι ορατό και ότι υπάρχει καλή αντίθεση μεταξύ του κειμένου και του φόντου.
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε το λογισμικό OCR για να μετατρέψετε το σαρωμένο έγγραφο
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το λογισμικό OCR για να μετατρέψετε το σαρωμένο έγγραφό σας σε ένα αρχείο επεξεργάσιμης λέξης.
Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία OCR στο διαδίκτυο, μερικά από τα οποία είναι δωρεάν. Μόλις ανεβάσετε το έγγραφό σας, το λογισμικό θα αναλύσει το κείμενο και θα το μετατρέψει σε ψηφιακή μορφή.
Βήμα 3: Ανοίξτε το αρχείο που μετατράπηκε σε λέξη
Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία OCR, κατεβάστε το επεξεργάσιμο έγγραφο και ανοίξτε το στο Word.
Μπορεί να παρατηρήσετε ορισμένες διαφορές μορφοποίησης ή σφάλματα αναγνώρισης, τα οποία είναι φυσιολογικά. Το OCR δεν είναι τέλειο, αλλά παίρνει τη δουλειά.
Βήμα 4: Επεξεργαστείτε το έγγραφο ανάλογα με τις ανάγκες
Τώρα που έχετε το έγγραφό σας στο Word, μπορείτε να το επεξεργαστείτε ακριβώς όπως οποιοδήποτε άλλο αρχείο κειμένου.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε διορθώσει προσεκτικά το έγγραφο για τυχόν σφάλματα που ενδέχεται να έχουν εισαχθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας OCR.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Εξοικονόμηση χρόνου | Το OCR σας εξοικονομεί την ταλαιπωρία των εγγράφων αναθεώρησης, τα οποία μπορεί να είναι χρονοβόρα και κουραστικά. |
| Ακρίβεια | Με την ελαχιστοποίηση της εισόδου των χειροκίνητων δεδομένων, η πιθανότητα σφαλμάτων μειώνεται σημαντικά. |
| Επεξεργιμότητα | Μόλις μετατραπεί, το έγγραφο είναι πλήρως επεξεργάσιμο, επιτρέποντάς σας να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. |
Η μετατροπή ενός εγγράφου που χρησιμοποιεί το OCR όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο αλλά και εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα παραμένουν ακριβή. Τα σφάλματα πληκτρολόγησης είναι κοινά όταν εισάγουν μεγάλες ποσότητες κειμένου με μη αυτόματο τρόπο, επομένως αυτή η μέθοδος βοηθά στη διατήρηση της ακεραιότητας του αρχικού εγγράφου. Μόλις η OCR έχει κάνει τη μαγεία του, μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο όπως θα κάνατε οποιοδήποτε άλλο αρχείο λέξεων, είτε πρόκειται για τη μορφοποίηση της μορφοποίησης είτε για τη διόρθωση πληροφοριών.
Διαβάστε επίσης:Πώς να εξαγάγετε κείμενο από σαρωμένα PDFs στο Google Chrome
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Σφάλματα OCR | Το OCR δεν είναι ανόητο και μπορεί να παρερμηνεύσει τους χαρακτήρες, ειδικά σε σαρώσεις χαμηλής ποιότητας. |
| Ζητήματα μορφοποίησης | Η διαδικασία μετατροπής δεν μπορεί να διατηρήσει με ακρίβεια την αρχική μορφοποίηση του εγγράφου. |
| Περιορισμοί λογισμικού | Το δωρεάν λογισμικό OCR ενδέχεται να έχει περιορισμούς στο μέγεθος του αρχείου ή στον αριθμό των σελίδων που μπορείτε να μετατρέψετε. |
Η τεχνολογία OCR έχει προχωρήσει πολύ, αλλά δεν είναι ακόμα τέλεια. Είναι συνηθισμένο να βρούμε λάθη στο μετατρεπόμενο κείμενο, ειδικά με σαρωμένα έγγραφα που έχουν κηλίδες, μουντζούρες ή δεν είναι απολύτως σαφώς. Επιπλέον, το OCR μπορεί να αγωνιστεί με τη διατήρηση της αρχικής διάταξης και μορφοποίησης, πράγμα που σημαίνει ότι ίσως χρειαστεί να περάσετε χρόνο αναδιαμόρφωση του εγγράφου στο Word. Τέλος, δεν είναι όλα τα λογισμικά OCR προσφέρει τα ίδια χαρακτηριστικά και ίσως να βρείτε τον εαυτό σας περιορισμένο από το εργαλείο που επιλέγετε, ειδικά αν επιλέξετε μια δωρεάν έκδοση.
Πρόσθετες πληροφορίες
Κατά την επεξεργασία ενός σαρωμένου εγγράφου στο Word, υπάρχουν μερικές επιπλέον συμβουλές και κόλπα που πρέπει να έχετε κατά νου. Για παράδειγμα, κάποιο λογισμικό OCR σάς επιτρέπει να επιλέξετε τη γλώσσα του εγγράφου σας, το οποίο μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την ακρίβεια αναγνώρισης. Είναι επίσης σημαντικό να ελέγξετε για τυχόν νομικές επιπτώσεις κατά την αλλαγή των επίσημων εγγράφων, καθώς ορισμένες αλλαγές ίσως χρειαστεί να γίνουν σύμφωνα με συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές ή καθόλου.
Θυμηθείτε, η ποιότητα της σάρωσης σας έχει σημασία. Τα κακά σαρωμένα έγγραφα με λοξά κείμενο, σκιές ή τσαλακωμένες σελίδες μπορούν να οδηγήσουν σε λιγότερο ακριβή αποτελέσματα OCR. Έτσι, αφιερώστε χρόνο για να σαρώσετε σωστά το έγγραφό σας. Και αν ασχολείστε με ένα έγγραφο με πολλές εικόνες και σύνθετη μορφοποίηση, να είστε έτοιμοι να κάνετε μερικές χειροκίνητες προσαρμογές στη λέξη.
Μια άλλη συμβουλή είναι να αναζητήσετε λογισμικό OCR που ενσωματώνεται απευθείας με το Microsoft Word, επιτρέποντας μια ομαλότερη μετάβαση από τη σαρωμένη εικόνα στο επεξεργάσιμο έγγραφο. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει τα επιπλέον βήματα λήψης και μεταφόρτωση αρχείων μεταξύ προγραμμάτων.
Τέλος, αποθηκεύστε πάντα το τελικό σας επεξεργασμένο έγγραφο σε πολλαπλές μορφές, συμπεριλαμβανομένων των Word και PDF, για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμβατές εκδόσεις για διαφορετικές χρήσεις.
Περίληψη
- Σάρωση ή βρείτε το ψηφιακό σας έγγραφο.
- Χρησιμοποιήστε το λογισμικό OCR για να μετατρέψετε το έγγραφο.
- Ανοίξτε το αρχείο που μετατράπηκε σε λέξη.
- Επεξεργαστείτε το έγγραφο ανάλογα με τις ανάγκες.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να επεξεργαστώ ένα σαρωμένο έγγραφο σε λέξη χωρίς OCR;
Όχι, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε απευθείας ένα σαρωμένο έγγραφο σε λέξη χωρίς να το μετατρέψετε πρώτα με OCR, καθώς το σαρωμένο έγγραφο είναι μια εικόνα, όχι επεξεργάσιμο κείμενο.
Το λογισμικό OCR είναι ακριβό;
Το λογισμικό OCR ποικίλλει σε τιμή, αλλά υπάρχουν δωρεάν διαθέσιμες επιλογές που είναι κατάλληλες για βασικές ανάγκες.
Μπορεί το OCR να αναγνωρίσει το χειρόγραφο;
Ορισμένα προηγμένα λογισμικά OCR μπορούν να αναγνωρίσουν το χειρόγραφο, αλλά η ακρίβεια είναι γενικά χαμηλότερη από ό, τι με το τυπωμένο κείμενο.
Τι γίνεται αν το λογισμικό OCR δεν αναγνωρίζει κάποιες λέξεις;
Μπορεί να χρειαστεί να διορθώσετε με μη αυτόματο τρόπο τις λέξεις που το λογισμικό OCR αποτυγχάνει να αναγνωρίσει, ειδικά εάν η ποιότητα της σάρωσης είναι κακή.
Πώς μπορώ να βελτιώσω την ακρίβεια OCR;
Σάρωση των εγγράφων σας σε υψηλή ανάλυση και βεβαιωθείτε ότι το κείμενο είναι όσο το δυνατόν πιο σαφές για τη βελτίωση της ακρίβειας OCR.
Σύναψη
Η επεξεργασία ενός σαρωμένου εγγράφου στο Word δεν είναι μόνο δυνατή, αλλά είναι επίσης σχετικά απλή χάρη στην τεχνολογία OCR. Αυτή η διαδικασία μπορεί να σας εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο και προσπάθεια, ειδικά εάν εργάζεστε τακτικά με έντυπα έγγραφα που πρέπει να ενημερώνονται ή να διορθωθούν. Ενώ η OCR δεν είναι άψογη, γνωρίζοντας ότι οι περιορισμοί του σας επιτρέπουν να προβλέψετε και να διορθώσετε τυχόν σφάλματα που μπορεί να εισαγάγει. Θυμηθείτε, όσο πιο ξεκάθαρα είναι η αρχική σας σάρωση, τόσο καλύτερο θα λειτουργήσει το λογισμικό OCR.
Είτε ψηφιοποιείτε παλιές αναφορές, ενημέρωση συμβάσεων ή απλά προσπαθείτε να δημιουργήσετε μια πιο αποτελεσματική ροή εργασίας, η δυνατότητα επεξεργασίας ενός σαρωμένου εγγράφου στο Word είναι μια δεξιότητα που μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την παραγωγικότητά σας. Έτσι, την επόμενη φορά που αντιμετωπίζετε μια στοίβα από χαρτιά για να επαναλάβετε, θυμηθείτε: υπάρχει ένας πιο έξυπνος τρόπος για να ολοκληρώσετε τη δουλειά.