Προσθέτοντας μια αναπτυσσόμενη λίστα στο υπολογιστικό φύλλο του Excel μπορεί να είναι ένα παιχνίδι-changer, ειδικά όταν πρόκειται για την καταχώρηση δεδομένων. Μια αναπτυσσόμενη λίστα μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα εισάγονται με συνέπεια και σωστά, μειώνοντας τα σφάλματα και καθιστώντας τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη. Λοιπόν, πώς εισάγετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel; Είναι απλό: χρησιμοποιείτε το εργαλείο επικύρωσης δεδομένων. Σε λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα που επιτρέπει στους χρήστες να επιλέξουν από προκαθορισμένες επιλογές. Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε; Ας βουτήξουμε.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να εισαγάγετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel
Πριν φτάσουμε στο νιτρικό κλάδο της δημιουργίας μιας λίστας drop-down, ας μιλήσουμε για το τι στοχεύουμε να επιτύχουμε. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα μπορείτε να προσθέσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στο φύλλο του Excel. Αυτό θα επιτρέψει σε εσάς ή σε άλλους να επιλέξετε από μια λίστα επιλογών που έχετε ορίσει, διατηρώντας τα δεδομένα σας καθαρά και συνεπή.
Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε την αναπτυσσόμενη λίστα
Κάντε κλικ στο κελί στο υπολογιστικό φύλλο του Excel όπου θέλετε να εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα.
Όταν επιλέγετε το κελί, βεβαιωθείτε ότι είναι το κελί όπου θέλετε οι χρήστες να επιλέξουν την επιλογή από τη λίστα. Εάν θέλετε τη λίστα σε πολλαπλά κύτταρα, μπορείτε να επιλέξετε και μια σειρά κυττάρων.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και επιλέξτε "επικύρωση δεδομένων"
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα Excel και κάντε κλικ στην επιλογή "Επικύρωση δεδομένων" στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων".
Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων, στο οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε τους κανόνες για την αναπτυσσόμενη λίστα.
Βήμα 3: Στο πλαίσιο 'επιτρέπεται', επιλέξτε 'Λίστα'
Στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωσης δεδομένων, στην καρτέλα "Ρυθμίσεις", θα δείτε ένα πλαίσιο "Αφού". Κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε 'List' από το αναπτυσσόμενο μενού.
Αυτό λέει στο Excel ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα αντικειμένων για τους χρήστες για να επιλέξετε.
Διαβάστε περισσότερα:Πώς να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 4: Εισαγάγετε τα στοιχεία για την αναπτυσσόμενη λίστα σας
Στο πλαίσιο "Πηγή" που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε τα στοιχεία που θέλετε στην αναπτυσσόμενη λίστα σας, χωρισμένα από κόμματα ή επιλέξτε μια σειρά κυττάρων που περιέχουν τα στοιχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε.
Εάν έχετε μια μακρά λίστα ή εάν προτιμάτε να διατηρήσετε τα στοιχεία της λίστας σας στο υπολογιστικό φύλλο, χρησιμοποιώντας μια σειρά κυττάρων είναι ο τρόπος να πάτε.
Βήμα 5: Κάντε κλικ στο 'OK' για να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα σας
Αφού εισαγάγετε τα στοιχεία σας ή επιλέξατε το φάσμα των κυττάρων σας, κάντε κλικ στο κουμπί 'OK' για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα σας.
Μόλις κάνετε κλικ στο "OK", το κελί που επιλέξατε θα έχει τώρα μια αναπτυσσόμενη λίστα. Όταν κάνετε κλικ στο κελί, θα εμφανιστεί ένα μικρό βέλος και κάνοντας κλικ σε αυτό το βέλος θα εμφανίσει τη λίστα των στοιχείων που έχετε ορίσει.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε μια λειτουργική αναπτυσσόμενη λίστα στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Οι χρήστες θα μπορούν τώρα να κάνουν κλικ στο κελί και να επιλέξουν μια επιλογή από τη λίστα αντί να πληκτρολογούν τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο.
- Χρησιμοποιήστε το όνομα Ranges για να διαχειριστείτε τα στοιχεία της λίστας σας εάν έχετε μια μεγάλη λίστα ή εάν αναμένετε αλλαγές στη λίστα στο μέλλον.
- Εάν θέλετε να κάνετε την αναπτυσσόμενη λίστα υποχρεωτική, βεβαιωθείτε ότι έχετε καταργήσει την επιλογή της επιλογής "Ignore Blank" στις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων.
- Χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Μήνυμα εισόδου" στο παράθυρο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων για να δώσετε στους χρήστες οδηγίες σχετικά με το τι πρέπει να επιλέξουν από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Εάν θέλετε να περιορίσετε τους χρήστες να επιλέξουν μόνο στοιχεία από τη λίστα, βεβαιωθείτε ότι έχει ελεγχθεί η επιλογή "Dropdown" In-Cell.
- Εάν θέλετε να δώσετε στους χρήστες σχόλια όταν εισάγουν μη έγκυρα δεδομένα, χρησιμοποιήστε την καρτέλα "Ειδοποίηση σφαλμάτων" στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωσης δεδομένων για να ρυθμίσετε ένα μήνυμα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να δημιουργήσω μια αναπτυσσόμενη λίστα που εξαρτάται από την επιλογή μιας άλλης λίστας;
Ναι, αυτό ονομάζεται εξαρτημένη ή καταρράκτη αναπτυσσόμενη λίστα. Απαιτεί λίγο περισσότερη ρύθμιση, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης της έμμεσης λειτουργίας, αλλά είναι σίγουρα εφικτό στο Excel.
Μπορώ να προσθέσω ένα νέο στοιχείο στην αναπτυσσόμενη λίστα αφού δημιουργηθεί;
Απολύτως! Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ένα εύρος κυττάρων ως πηγή για τα στοιχεία της λίστας, απλώς προσθέστε το νέο στοιχείο στη λίστα στο υπολογιστικό φύλλο σας. Εάν πληκτρολογήσατε τα στοιχεία απευθείας στο παράθυρο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων, θα πρέπει να επιστρέψετε στις ρυθμίσεις και να προσθέσετε το νέο στοιχείο στη λίστα.
Μπορώ να ταξινομήσω τα στοιχεία στη λίστα μου;
Ναι, εάν χρησιμοποιείτε ένα εύρος κυττάρων για τη λίστα σας, απλώς ταξινομήσατε το εύρος όπως θα κάνατε κανονικά στο Excel και η αναπτυσσόμενη λίστα θα αντικατοπτρίζει τη σειρά ταξινόμησης.
Τι συμβαίνει εάν αντιγράψω ένα κελί με μια αναπτυσσόμενη λίστα σε άλλο κελί;
Η αναπτυσσόμενη λίστα θα αντιγραφεί στο νέο κελί, μαζί με τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων που έχετε ρυθμίσει.
Μπορώ να διαμορφώσω το κείμενο στην αναπτυσσόμενη λίστα;
Το κείμενο στην αναπτυσσόμενη λίστα θα ακολουθήσει την ίδια μορφοποίηση με το εύρος κυττάρων που έχετε χρησιμοποιήσει για τα στοιχεία. Εάν έχετε πληκτρολογήσει τα στοιχεία απευθείας στο παράθυρο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων, οι επιλογές μορφοποίησης είναι περιορισμένες.
Περίληψη
- Επιλέξτε το κελί για την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και επιλέξτε "επικύρωση δεδομένων".
- Επιλέξτε 'Λίστα' από το πλαίσιο 'επιτρέπεται'.
- Εισαγάγετε τα στοιχεία της λίστας σας ή επιλέξτε ένα εύρος κυττάρων.
- Κάντε κλικ στο κουμπί 'OK' για να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
Σύναψη
Συγχαρητήρια! Έχετε μάθει την τέχνη της προσθήκης μιας λίστας αναπτυσσόμενου στο Excel. Είναι μια χρήσιμη δεξιότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει τα σφάλματα και να κάνει την καταχώρηση δεδομένων ένα αεράκι. Με μερικά απλά βήματα, έχετε μάθει πώς να ρυθμίσετε μια λίστα, να το προσαρμόσετε και να το λειτουργήσετε για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Τώρα που έχετε το κρέμονται από αυτό, γιατί να μην εξερευνήσετε άλλες λειτουργίες επικύρωσης δεδομένων στο Excel; Ή καλύτερα ακόμα, μοιραστείτε τις νέες γνώσεις σας με άλλους που θα μπορούσαν να επωφεληθούν από αυτό το εύχρηστο χαρακτηριστικό. Συνεχίστε λοιπόν, δοκιμάστε και δείτε πώς μια απλή λίστα αναπτυσσόμενων μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στα υπολογιστικά φύλλα σας.