Ο καθορισμός ενός μηνύματος εκτός γραφείου στο Outlook 2019 είναι ένα αεράκι. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώσετε τους ανθρώπους ότι δεν είστε διαθέσιμοι για να απαντήσετε αμέσως στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είτε βρίσκεστε σε διακοπές ή απλά έξω για την ημέρα, έχοντας μια αυτόματη απάντηση θα κρατήσει όλους στο βρόχο. Σε λίγα μόνο κλικ, θα έχετε το μήνυμα εκτός γραφείου σας.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να ξεκινήσετε το Office στο Outlook 2019
Πριν από την κατάδυση στα βήματα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι η ρύθμιση ενός μηνύματος εκτός γραφείου θα ενημερώσει όποιον σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι δεν είστε διαθέσιμοι. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα μείνουν αναρωτιούνται γιατί δεν έχετε απαντήσει.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο αρχείο
Ανοίξτε το Outlook 2019 και αναζητήστε την καρτέλα αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
Αυτό θα σας μεταφέρει στη σελίδα πληροφοριών λογαριασμού όπου θα βρείτε διάφορες επιλογές, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας μιας αυτόματης απάντησης.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στις αυτόματες απαντήσεις
Στη σελίδα πληροφοριών λογαριασμού, θα δείτε μια επιλογή για αυτόματες απαντήσεις (εκτός λειτουργίας). Κάντε κλικ σε αυτό.
Διαβάστε περισσότερα:Πώς να απενεργοποιήσετε το μήνυμα γραφείου στο Outlook: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Η επιλογή αυτής της επιλογής θα οδηγήσει σε ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να ορίσετε το μήνυμα του γραφείου σας.
Βήμα 3: Ρυθμίστε τις επιλογές αυτόματης απάντησης
Στο παράθυρο αυτόματων απαντήσεων, μπορείτε να ορίσετε το χρονικό εύρος για το μήνυμα εκτός γραφείου σας και να πληκτρολογήσετε το ίδιο το μήνυμα.
Εδώ μπορείτε επίσης να επιλέξετε να στείλετε διαφορετικά μηνύματα σε συναδέλφους μέσα στον οργανισμό σας και τους ανθρώπους έξω από αυτό.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το μήνυμα εκτός γραφείου σας θα είναι έτοιμο να πάει. Όταν κάποιος σας στέλνει email, θα λάβουν αυτόματα την απάντησή σας.
- Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι σαφές για το πότε θα επιστρέψετε και ποιος θα επικοινωνήσετε απουσία σας.
- Μπορείτε να ρυθμίσετε διαφορετικά μηνύματα για άτομα μέσα και έξω από τον οργανισμό σας.
- Μην ξεχάσετε να καθορίσετε τις ημερομηνίες για την περίοδο εκτός γραφείου σας.
- Ελέγξτε το μήνυμά σας για τυχόν τυπογραφικά λάθη ή σφάλματα πριν το ενεργοποιήσετε.
- Θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε το μήνυμα του γραφείου σας όταν επιστρέψετε.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ρυθμίσω ένα μήνυμα εκτός γραφείου για ένα κοινό γραμματοκιβώτιο;
Ναι, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου για ένα κοινό γραμματοκιβώτιο όπως θα κάνατε για ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο.
Θα απαντήσει το μήνυμα του μηνύματος εκτός γραφείου σε κάθε email;
Το μήνυμα εκτός γραφείου σας θα απαντήσει συνήθως σε κάθε αποστολέα μόνο μία φορά για να αποτρέψει το spamming τα εισερχόμενά τους.
Μπορώ να προγραμματίσω εκ των προτέρων το μήνυμα γραφείου μου;
Απολύτως! Μπορείτε να προγραμματίσετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για το μήνυμα εκτός γραφείου σας εκ των προτέρων.
Τι γίνεται αν ξεχάσω να απενεργοποιήσω το μήνυμα του γραφείου μου;
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε απόσταση στο γραμματοκιβώτιό σας για να το απενεργοποιήσετε ή θα σταματήσει αυτόματα μετά την ημερομηνία λήξης που καθορίσατε.
Μπορώ να ρυθμίσω ένα μήνυμα εκτός γραφείου από το τηλέφωνό μου;
Ναι, αν έχετε την εφαρμογή Outlook στο τηλέφωνό σας, μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμα εκτός γραφείου σας από εκεί.
Περίληψη
- Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο αρχείο.
- Κάντε κλικ στις αυτόματες απαντήσεις.
- Ορίστε τις επιλογές αυτόματης απάντησης.
Σύναψη
Η εγκατάσταση του Office στο Outlook 2019 είναι μια απλή και γρήγορη εργασία, αλλά είναι ένα ουσιαστικό μέρος της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν είστε μακριά. Διατηρεί τις επαφές σας ενημερωμένες, διατηρεί τον επαγγελματισμό και μπορεί να ανακατευθύνει επείγοντα θέματα στο κατάλληλο άτομο ενώ έχετε φύγει. Θυμηθείτε, ένα καλά κατασκευασμένο μήνυμα εκτός γραφείου μπορεί να αφήσει μια θετική εντύπωση ακόμη και όταν δεν εργάζεστε ενεργά. Την επόμενη φορά που σκοπεύετε να απομακρυνθείτε από το γραφείο σας για λίγο, μην ξεχάσετε να ξεκινήσετε το Office στο Outlook 2019. Είναι απλώς καλή επιχειρηματική αίσθηση. Και αν έχετε κολλήσει ποτέ, απλά επιστρέψτε σε αυτές τις οδηγίες και θα είστε στο δρόμο σας για ένα χρόνο χωρίς άγχος μακριά από τα εισερχόμενά σας.