Η ταξινόμηση των δεδομένων στο Excel είναι ένα κομμάτι κέικ μόλις πάρετε το κρέμονται από αυτό. Σε μερικά μόνο κλικ, μπορείτε να οργανώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας με αλφαβητική σειρά, αριθμητική τιμή ή ακόμα και με χρώμα. Έτσι, εάν έχετε κουραστεί από το χειροκίνητα κοσκινίζοντας σειρές και στήλες για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, καθίστε σφιχτά και ας βουτήξουμε στον κόσμο της διαλογής του Excel.
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να ταξινομήσετε στο Excel
Πριν πηδήξουμε στο Nitty-Gritty, επιτρέψτε μου να σας πω τι πρόκειται να κάνουμε. Πρόκειται να πάρουμε ένα μπερδεμένο υπολογιστικό φύλλο Excel και να το μετατρέψουμε σε ένα οργανωμένο αριστούργημα. Ετοιμος; Πάμε!
Βήμα 1: Επιλέξτε τα δεδομένα
Κάντε κλικ και σύρετε για να επισημάνετε τα κύτταρα που θέλετε να ταξινομήσετε.
Η επιλογή των σωστών δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας. Εάν παραλείψετε κατά λάθος μια στήλη, τα δεδομένα σας δεν θα έχουν νόημα μετά τη διαλογή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τη σειρά κεφαλίδων εάν τα δεδομένα σας έχουν ένα.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κουμπί SORT
Βρείτε το κουμπί "Ταξινόμηση και φίλτρου" στη γραμμή εργαλείων και κάντε κλικ.
Αυτό το κουμπί είναι το μαγικό ραβδί σας. Θα δείτε επιλογές για να ταξινομήσετε ένα σε z, z σε a ή ένα προσαρμοσμένο είδος. Επιλέξτε αυτό που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Βήμα 3: Επιλέξτε τις προτιμήσεις ταξινόμησης
Εάν επιλέξετε μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση, καθορίστε τη στήλη για ταξινόμηση και τη σειρά ταξινόμησης.
Εδώ μπορείτε να πάρετε φανταχτερό. Μπορείτε να ταξινομήσετε με πολλές στήλες ή ακόμα και με χρώμα κυττάρων. Απλά φροντίστε να ελέγξετε κάθε ρύθμιση για να αποφύγετε τυχόν ατυχήματα ταξινόμησης.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, τα δεδομένα σας θα ταξινομηθούν σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. Θα παρατηρήσετε πόσο πιο εύκολο είναι να περιηγηθείτε στο υπολογιστικό φύλλο σας. Είτε αναλύετε δεδομένα είτε απλώς προσπαθείτε να κατανοήσετε μια λίστα, η ταξινόμηση στο Excel εξοικονομεί χρόνο και πονοκεφάλους.
- Πάντα να συμπεριλάβετε τη σειρά κεφαλίδων κατά την ταξινόμηση για να αποφύγετε την ανάμειξή της με τα δεδομένα.
- Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Τα δεδομένα μου, στο παράθυρο διαλόγου SORT για να εξασφαλίσετε ότι το Excel αναγνωρίζει τις κεφαλίδες σας.
- Θυμηθείτε ότι τα δεδομένα ταξινόμησης είναι αναστρέψιμα εφ 'όσον δεν αποθηκεύετε τις αλλαγές αμέσως. Επομένως, μην πανικοβληθείτε αν κάνετε λάθος.
- Ταξινόμηση αριθμών και ημερομηνιών ξεχωριστά από το κείμενο για να αποφευχθεί η σύγχυση.
- Χρησιμοποιήστε το χαρακτηριστικό 'Sort by Color' για ένα οπτικά οργανωμένο υπολογιστικό φύλλο.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν θέλω μόνο να ταξινομήσω μια στήλη;
Απλά επιλέξτε αυτήν τη στήλη και χρησιμοποιήστε το κουμπί 'Sort & Filter'. Τα άλλα δεδομένα σας δεν θα επηρεαστούν.
Μπορώ να ταξινομήσω με περισσότερα από ένα κριτήρια;
Απολύτως! Χρησιμοποιήστε την επιλογή 'προσαρμοσμένη ταξινόμηση' για να προσθέσετε επίπεδα και να ταξινομήσετε με πολλαπλές στήλες.
Η ταξινόμηση θα αλλάξει τη δομή των δεδομένων μου;
Όχι, η ταξινόμηση θα αλλάξει μόνο τη σειρά των σειρών σας. Η δομή των δεδομένων παραμένει άθικτη.
Τι συμβαίνει εάν τα δεδομένα μου έχουν κενά ή σφάλματα;
Το Excel θα ταξινομήσει τα κενά και τα σφάλματα, οπότε είναι καλύτερο να καθαρίσετε πρώτα τα δεδομένα σας.
Μπορώ να αναιρέσω ένα είδος;
Ναι, μπορείτε είτε να πατήσετε το Ctrl + Z για να ανατρέψετε είτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί 'Sort & Filter' για να επαναπροσδιορίσετε.
Περίληψη
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί 'Sort & Filter'.
- Επιλέξτε τις προτιμήσεις ταξινόμησης.
Σύναψη
Έτσι, το έχετε, λαοί. Η ταξινόμηση στο Excel είναι μια θεμελιώδη δεξιότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει έναν τόνο χρόνου και να κάνει την ανάλυση των δεδομένων σας ένα αεράκι. Είτε είστε φοιτητικοί αριθμοί για ένα έργο, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που παρακολουθεί το απόθεμα, είτε μόνο κάποιος που αγαπά να οργανωθεί, γνωρίζοντας πώς να ταξινομήσετε στο Excel είναι ένας παίκτης-changer.
Περισσότερη ανάγνωση:Πώς να ταξινομήσετε τις στήλες στο Excel χωρίς να ανακατέψετε τα δεδομένα σας
Θυμηθείτε, το κλειδί για ένα καλό είδος είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τα σωστά δεδομένα και επιλέξτε τα κατάλληλα κριτήρια διαλογής. Και μην ξεχνάτε αυτές τις εύχρηστες συμβουλές - μπορούν να κάνουν μια σημαντική διαφορά στις περιπέτειες διαλογής σας.
Τώρα που έχετε κατακτήσει τη διαλογή, φανταστείτε τι άλλο μπορείτε να κάνετε με το Excel! Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες και υπάρχει πάντα κάτι νέο για να μάθετε. Συνεχίστε λοιπόν, ταξινομήστε το περιεχόμενο της καρδιάς σας και παρακολουθήστε την παραγωγικότητά σας να ανεβαίνει. Χαρούμενη ταξινόμηση!