Η Google Collaborative Inbox Group βοηθά την ομάδα να χρησιμοποιήσει τα ίδια εισερχόμενα για το εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσθέτοντας πολλούς χρήστες σε ένα μέρος. Αυτή η νέα λειτουργία του Google Mail ή του Gmail εισήχθη τον Σεπτέμβριο του 2020 για τους χρήστες της G Suite. Εάν είστε κάποιος περίεργος να μάθετε για το Google Collaborative Inbox, πώς λειτουργεί, ποια είναι τα οφέλη της και πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ομάδων εισερχομένων Google χωρίς απώλεια πληροφοριών; Μείνετε συνδεδεμένοι!
Το Gmail βρίσκεται στην επιχείρηση εδώ και πολλά χρόνια και η Suite Toolkit της παραγωγικότητας της έχει κάνει τη ζωή των ανθρώπων και των οργανώσεων αρκετά ευέλικτη. Ένα μεγάλο πράγμα για αυτόν τον ισχυρό πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται σε σύννεφο είναι ότι αναβαθμίζει τα παραγωγικά εργαλεία στον πίνακα G Suite με νέες απαιτήσεις. Προς το παρόν, τα συνεργατικά εισερχόμενα της Google έχουν κερδίσει μεγάλη προσοχή από τους χρήστες. Για να μάθετε περισσότερα γι 'αυτό, συνεχίστε να διαβάζετε αυτήν την ανάρτηση που αποκαλύπτει:
- Τι είναι το Google Group Collaborative Inbox;
- Πώς μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε συνεργατικά εισερχόμενα gmail;
- Τι είναι τα παροχές εισερχόμενων εισερχόμενων Google σε επίπεδο οργανισμού;
- Πώς μπορείτε να εξαγάγετε ή να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ομάδων εισερχομένων Google;
- Πώς να ανοίξετε το εξαγόμενο αρχείο δεδομένων Google Group σε διαφορετικές μορφές αρχείων;
Έτσι, ας ξεκινήσουμε με αυτό το Google Collaborative Enbox Group Ultimate Guide!
Εισαγωγή εργαλείου συνεργατικής ομάδας Google Group
Η σουίτα εφαρμογής της Google Mail διαθέτει αρκετά χρήσιμα εργαλεία για την παραγωγικότητα του γραφείου και την καθημερινή ανάγκη των χρηστών. Πρόκειται για ένα πρόσφατα εκτοξευμένο εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Google Group που επιτρέπει στους χρήστες Guit Admin για να προσθέσουν μέλη της ομάδας για να έχουν πρόσβαση στο ίδιο email από το [Email Protected] ή σε οποιονδήποτε λογαριασμό αλληλογραφίας. Αναμφισβήτητα, είναι ένα ισχυρό και χρήσιμο χαρακτηριστικό που βοηθά στη διαχείριση και την ανταλλαγή πληροφοριών με πολλούς ανθρώπους με ένα πάτημα. Πολλοί ονομάζονταν επίσης αυτό το κοινό γραμματοκιβώτιο Google Group. Βοηθά επίσης σε ομαδικές συνομιλίες και εκτελεί γρήγορα εργασίες συνεργασίας.
Σε γενικές γραμμές, αυτό το εργαλείο διαχειρίζεται και λειτουργεί από τους χρήστες Guite Admin. Μπορούν να προσθέσουν μέλη της ομάδας για το Google Shared Inbox και να έχουν πρόσβαση στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον συγκεκριμένο λογαριασμό Gmail. Έτσι, εάν είστε διαχειριστής G Suite και θέλετε να δημιουργήσετε ένα συνεργατικό εισερχόμενο Google για τα μέλη της ομάδας σας, ελέγξτε τα συγκεκριμένα βήματα:
Φάση 1: Ρύθμιση συνεργατικών εισερχόμενων εισερχομένων στο χώρο εργασίας Google
- Συνδεθείτε στο admin.google.com και ανοίξτε την κονσόλα διαχείρισης Google.
- Κάντε κλικ σε ομάδες και μια νέα σελίδα θα εμφανιστεί ως ομάδα δημιουργίας.
- Επιλέξτε την καρτέλα Δημιουργία ομάδας και συμπληρώστε τις λεπτομέρειες της ομάδας σας.
- Προσθέστε ένα όνομα ομάδας, περιγραφή και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ομάδας για πρόσβαση στην ομάδα.
- Καθορίστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ιδιοκτητών ομάδων, όπως ο διευθυντής, και χτυπήστε το επόμενο.
- Στη σελίδα πρόσβασης, επιλέξτε ομάδες και διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις πρόσβασης σύμφωνα με την ανάγκη.
- Επιλέξτε τους ιδιοκτήτες ομάδων για τη διαχείριση των μελών για τον έλεγχο της ομάδας.
- Ενεργοποιήστε μόνο τους προσκεκλημένους χρήστες στα μέλη του επιτρέπουν εκτός του οργανισμού σας.
- Τώρα, κάντε κλικ στο Create Group και, στη συνέχεια, ελέγξτε για να δείτε τα στοιχεία της ομάδας σχετικά με το όνομα.
Φάση 2: Ρυθμίσεις προώθησης
- Στη σελίδα της ομάδας σας, μεταβείτε στο κάτω μέρος και ελέγξτε τη ρύθμιση προώθησης.
- Σε αυτή τη σελίδα ρύθμισης ομάδας, ενεργοποιήστε την προκαταβολή στη δεξιά κορυφή.
- Επιλέξτε τα συνεργατικά εισερχόμενα και ελέγξτε την τροποποίηση που απαιτείται για ένα μέλος της ομάδας σύμφωνα με την ανάγκη.
- Για να επιτρέψετε στο πρόσθετο μέλος να απαντήσει σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το λογαριασμό, ελέγξτε για να επιτρέψετε την ανάρτηση μέσω email.
- Επίσης, ενεργοποιήστε την απόσπαση στο Web να επιτρέψει στα μέλη της ομάδας να δημοσιεύουν στην ομάδα.
- Τώρα, επιλέξτε τις απαιτούμενες άλλες λειτουργίες σύμφωνα με τις ανάγκες σας και αποθηκεύστε όλες τις αλλαγές.
Φάση 3: Μετριοπάθεια μηνύματος
Αυτή η ενότητα επιτρέπει τη συμμετοχή των μελών της ομάδας και την πρόσβαση μηνυμάτων χρησιμοποιώντας τις διάφορες επιλογές.
Στο χειρισμό μηνυμάτων ανεπιθύμητων μηνυμάτων, απενεργοποιήστε το ρύθμιση και δημοσιεύστε ένα ύποπτο μήνυμα στην ομάδα.
Φάση 4: Επιλογές email:
- Ο χρήστης του διαχειριστή μπορεί να καθορίσει ένα συγκεκριμένο θέμα για την ευκολία ευκολίας της ομάδας και να διαφοροποιήσει το μήνυμα που αποστέλλεται από την ομάδα.
- Επιλέξτε τον τύπο του φακέλου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να προστεθεί για να συμπεριλάβετε τον τυποποιημένο φάκελο ομάδας ή να συμπεριλάβετε ένα προσαρμοσμένο φάκελο.
- Στην επιλογή Auto-Reply, ελέγξτε την απαιτούμενη λειτουργία που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες του οργανισμού σας.
- Ενεργοποιήστε τη λειτουργία συνομιλίας για να ανασυγκροτήσετε μηνύματα ανά θέματα.
Φάση 5: τροποποίηση μέλους
Σε αυτή την ενότητα, υπάρχουν δύο τρόποι: διαχείριση των μελών και η άδεια τροποποίησης προσαρμοσμένων φακέλων. Σας συνιστούμε να επιλέξετε έναν ιδιοκτήτη ομάδας και στις δύο περιπτώσεις για ομαλή και ασφαλή διαχείριση. Μετά από αυτό, αποθηκεύστε αλλαγές.
Έχετε ρυθμίσει με επιτυχία τα Google Collaborative Inbox για την επιθυμητή ομάδα σας.
Πώς μπορώ να αποκτήσω πρόσβαση σε συνεργατικά εισερχόμενα gmail;
Μετά τη ρύθμιση του ομίλου Google για τα μέλη της ομάδας σας, μπορούν να ελέγξουν τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από τα εισερχόμενα του ομίλου. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να απαντήσουν σε όλα τα συνομιλίες με όλα τα μέλη της ομάδας! Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διαχειριστείτε ολόκληρη τη συζήτηση και τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συγκεκριμένου τομέα εύκολα.
Κορυφαία 3 Πλεονεκτήματα της Google Shared Εισερχόμενα για διαχειριστή και μέλη της ομάδας
Το νέο εργαλείο που προστέθηκε από την Google στον πίνακα κονσόλας διαχειριστή, Google Collaborative Inbox, αποδείχθηκε μεγάλη βοήθεια για τους διαχειριστές της G Suite και τα μέλη της ομάδας. Δείτε τα επάνω οφέλη παρακάτω:
1 - Επαναλάβετε όλα τα μέλη της ομάδας με ένα πάτημα!
Με τη βοήθεια του νέου προηγμένου εργαλείου της Google Console, πολλά μέλη της ομάδας είναι χαλαρά από την προώθηση και την CC, BCC, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διάφορα μέλη και διαχειριστές. Τώρα, όλοι μπορούν να συνδεθούν γρήγορα σε ένα μέρος χρησιμοποιώντας το Google Collaborative Inbox. Διαβάστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντήστε σε όλους και βελτιώστε την παραγωγικότητα.
2 - Ένας λογαριασμός email για όλους
Μόλις έχετε προστεθεί ως μέλος της ομάδας στο Google Shared Inbox, έχετε πρόσβαση σε εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίες, ιστορικό και περισσότερο από άλλα μέλη της ομάδας. Με αυτόν τον τρόπο, μια ομάδα έχει διαφάνεια στους στόχους εργασίας.
3 - Διαχειριστείτε εύκολα τα μέλη της ομάδας
Το Google Shared Mailbox είναι επίσης μια μεγάλη βοήθεια στους διαχειριστές της Guite για την εύκολη παρακολούθηση της δραστηριότητας των μελών της ομάδας. Μπορούν να ελέγξουν τις απαντήσεις, τις συνομιλίες και τις διάφορες επικοινωνίες μαζί σε έναν λογαριασμό. Αυτό καθιστά την εργασία διαχειριστή πιο γρήγορη και απλούστερη.
Τώρα, ας προχωρήσουμε στο Stepwise Tutorial για να λάβετε αντίγραφα ασφαλείας του συνεργατικού χώρου εργασίας Google Google χωρίς πληροφορίες.
Stepwise Tutorial για να λάβετε αντίγραφα ασφαλείας Google Collaborative Inbox Groups
Μπορεί να υπάρχουν πολλοί εξέχοντες λόγοι για τον διαχειριστή της Guite Google να αναλάβει αντίγραφα ασφαλείας των εισερχόμενων εισερχομένων Google Group, αλλά ο κύριος περιορισμός είναι ότι δεν υποστηρίζει το πρωτόκολλο IMAP. Τώρα, ο μόνος πιθανός τρόπος για να κάνετε τη διαδικασία είναι να χρησιμοποιήσετε το Google Takeout.
Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του Google Group που μοιράζονται τα εισερχόμενα, παρακάτω είναι τα βήματα για να κάνετε τη διαδικασία με ακρίβεια.
- Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας G Suite και ανοίξτε το Google Takeout σε μια νέα καρτέλα.
- Τώρα, από τη δημιουργία νέων εξαγωγών, κάντε κλικ στην επιλογή DELECT All Option.
- Επιλέξτε ομάδες ως την απαιτούμενη επιλογή. (Η επιλογή πολλαπλής μορφής σε αυτή την ενότητα λέει ότι η ανάρτηση της ομάδας θα είναι διαθέσιμη ως .mbox)
- Μεταβείτε στο κάτω μέρος της σελίδας και πατήστε στο επόμενο βήμα.
- Τώρα, σημειώστε τη συχνότητα αρχείων ως εξαγωγή μία φορά και το μέγεθος και τον τύπο του αρχείου.
- Τέλος, πατήστε το κουμπί Δημιουργία εξαγωγής και κατεβάστε το αρχείο.
- Το εξαγόμενο αρχείο ομάδας συνεργασίας Google ανοίγει ως .mbox.
Τώρα, αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας της ομάδας Google Collaborative στον υπολογιστή σας στον ιστό σας ή στον υπολογιστή -πελάτη αλληλογραφίας επιφάνειας εργασίας, χρησιμοποιήστεΛογισμικό μετατροπέα mbox. Πρόκειται για μια αξιόπιστη λύση λογισμικού που μπορεί να εξάγει δεδομένα Google Group με πλήρη ασφάλεια.
Μάθετε να εξάγετε αρχείο δεδομένων Google Group σε διάφορες μορφές αρχείων και πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αφού λάβετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του Google Shared Mailbox χρησιμοποιώντας το εργαλείο Takeout Google, έχετε αρχεία Mbox ως αποτέλεσμα. Τώρα, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο των εισερχόμενων εισερχόμενων εισερχόμενων Google στις ομάδες Google ως PDF, PST, DOC, DOCX ή οποιαδήποτε άλλη μορφή αρχείου, κατεβάστε τον μετατροπέα BitreCover. Θα σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε τα κοινόχρηστα δεδομένα γραμματοκιβωτίου στο Google σε πολλαπλές μορφές αρχείων και εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εφαρμογών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και webmail.
Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε τα αρχεία πολλαπλών ή χύδην Mbox ταυτόχρονα για τη διαδικασία εξαγωγής. Για να μάθετε πώς να εξάγετε αρχείο δεδομένων Google Group σε τυποποιημένες μορφές αρχείων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία.
- Κατεβάστε και ανοίξτε την προαναφερθείσα λύση λογισμικού.
- Επιλέξτε από την επιλογή αρχείων και επιλέξτε Φάκελοι για να μεταφορτώσετε το αρχείο .mbox.
- Τώρα, σημειώστε το πλαίσιο ελέγχου του επιθυμητού αρχείου ή του φακέλου για να συνεχιστεί.
- Μεταβείτε για να επιλέξετε την αποθήκευση και επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή από τη λίστα.
- Επίσης, ρυθμίστε τη διαδρομή προορισμού για να λάβετε το αποτέλεσμα στην προαναφερθείσα τοποθεσία.
- Επιλέξτε την επιλογή ονομασίας αρχείου σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας και πατήστε την καρτέλα Μετατροπή.
- Η διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας Google Collaborative Group Group εκτελείται και περιμένετε το τελικό μήνυμα.
Δοκιμαστική διαθεσιμότητα επίδειξης:Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό δωρεάν και να κάνετε μια δοκιμή, κατεβάστε την έκδοση demo. Σας επιτρέπει να μετατρέψετε 25 αρχεία mbox σε μορφές αρχείων και για άλλα αρχεία MBOX, μεταβείτε στην πληρωμένη έκδοση. Έχει φοβερά χαρακτηριστικά για τους τελικούς χρήστες και οργανισμούς όπως η μετατροπή αρχείων χύδην, η επιλογή φίλτρου, η επιλογή πολλαπλής αποθήκευσης, η γρήγορη μετατροπή χωρίς απώλεια και πολλοί άλλοι.
Το συμπέρασμα
Το παραπάνω blog post μιλά για το Google Group Collaborative Inbox, ένα κοινό γραμματοκιβώτιο σε μέλη της ομάδας για έναν συγκεκριμένο τομέα όπως η υποστήριξη ή οποιαδήποτε άλλη. Προβάλλει επίσης τη διαδικασία ρύθμισης και πρόσβασης στο Google Shared Mailbox για τα μέλη της ομάδας και τη διαδικασία βήμα προς βήμα για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των ομάδων εισερχόμενων εισερχομένων Google. Οι χρήστες του διαχειριστή Guite που επιθυμούν να εξάγουν τα αρχεία δεδομένων Google Group αποκαλύπτουν μια αυτόματη και αυθεντική διαδικασία.