Η κοινή χρήση εγγράφων είναι μια κοινή ανάγκη στον σημερινό συνδεδεμένο κόσμο. Αν ψάχνετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο Google με κάποιον που δεν έχει λογαριασμό Gmail, μην ανησυχείτε. Είναι μια απλή διαδικασία. Ρυθμίζοντας τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης στο έγγραφό σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο που επιτρέπει σε οποιονδήποτε με αυτόν τον σύνδεσμο για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε το έγγραφο, ανάλογα με τα δικαιώματα που ορίσετε.
Αφού ολοκληρώσετε αυτήν την ενέργεια, το άτομο με το οποίο μοιράζεστε θα λάβει έναν σύνδεσμο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάνοντας κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο, θα έχουν πρόσβαση στο έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να συνδεθείτε με λογαριασμό Gmail.
Εισαγωγή
Έχετε βρεθεί ποτέ σε μια κατάσταση όπου πρέπει να μοιραστείτε ένα έγγραφο με κάποιον, αλλά δεν διαθέτουν λογαριασμό Gmail; Μπορεί να φανεί σαν ένα οδόφραγμα, αλλά στην πραγματικότητα, είναι ένα μικρό λόξυγκο που ξεπερνά εύκολα. Η κοινή χρήση εγγράφων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της συνεργασίας και με την άνοδο της απομακρυσμένης εργασίας και της ψηφιακής επικοινωνίας, είναι πιο σημαντικό από ποτέ να καταλάβουμε πώς να το κάνουμε αποτελεσματικά.
Είτε είστε φοιτητής, επαγγελματίας επιχειρήσεων, ή απλώς κάποιος που προσπαθεί να συντονίσει μια κοινοτική εκδήλωση, η κοινή χρήση εγγράφων είναι καθημερινή εργασία. Λοιπόν, τι συμβαίνει όταν το άτομο που χρειάζεστε για να μοιραστείτε ένα έγγραφο με δεν διαθέτει λογαριασμό Gmail; Είναι ένα κοινό σενάριο δεδομένου ότι δεν χρησιμοποιεί ο καθένας τη σουίτα προϊόντων της Google. Αλλά εδώ είναι το πράγμα - το Google Docs έχει σχεδιαστεί με γνώμονα την ευελιξία. Σας επιτρέπει να μοιράζεστε έγγραφα με οποιονδήποτε, ακόμη και αν δεν χρησιμοποιούν το Gmail. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας επειδή διασφαλίζει ότι η εργασία σας δεν περιορίζεται σε μια συγκεκριμένη ομάδα χρηστών και βελτιώνει την προσβασιμότητα και τη συνεργασία σε διαφορετικές πλατφόρμες. Ας βουτήξουμε λοιπόν στο πώς μπορείτε να μοιραστείτε τα Έγγραφα Google με μη χρήστες του Gmail.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Κοινή χρήση των εγγράφων Google με χρήστες μη Gmail
Πριν ξεκινήσουμε με τα βήματα, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες, θα μπορείτε να μοιραστείτε τα Έγγραφα Google με οποιονδήποτε, ανεξάρτητα από το αν έχουν λογαριασμό Gmail ή όχι.
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο Google σας
Ανοίξτε το έγγραφο Google που θέλετε να μοιραστείτε.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κουμπί "Share"
Βρείτε και κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου.
Βήμα 3: Αλλάξτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης
Κάντε κλικ στην επιλογή "Αλλαγή" σε οποιονδήποτε με τον σύνδεσμο.
Βήμα 4: Επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης
Επιλέξτε εάν το άτομο μπορεί να προβάλει, να σχολιάσει ή να επεξεργαστεί το έγγραφο.
Βήμα 5: Αντιγράψτε τον κοινόχρηστο σύνδεσμο
Κάντε κλικ στην επιλογή "Σύνδεσμος αντιγραφής" και στη συνέχεια "ολοκληρώθηκε".
Βήμα 6: Στείλτε τον σύνδεσμο στον χρήστη εκτός του Gmail
Επικολλήστε τον αντιγραφμένο σύνδεσμο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα και στείλτε τον στο άτομο χωρίς λογαριασμό Gmail.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Προσιτότητα | Η κοινή χρήση εγγράφων με χρήστες μη-GMAIL διαλύει τα εμπόδια στη συνεργασία, επιτρέποντας ένα ευρύτερο φάσμα συμμετοχής. |
| Ευκολία | Απλοποιεί τη διαδικασία κοινής χρήσης εγγράφων, καθώς δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τον τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. |
| Ευκαμψία | Μπορείτε να ελέγξετε το επίπεδο πρόσβασης που δίνεται στον παραλήπτη, εξασφαλίζοντας την ασφάλεια και την ακεραιότητα των εγγράφων σας. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Κίνδυνος ασφάλειας | Η κοινή χρήση συνδέσμων μπορεί ενδεχομένως να οδηγήσει σε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση εάν ο σύνδεσμος μοιράζεται πέρα από τον προβλεπόμενο παραλήπτη. |
| Περιορισμένες λειτουργίες | Οι χρήστες που δεν μπορούν να μην μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλες τις δυνατότητες των εγγράφων Google, όπως προτείνοντας τη λειτουργία ή το ιστορικό έκδοσης. |
| Εξάρτηση από το Διαδίκτυο | Ο παραλήπτης χρειάζεται μια σύνδεση στο Διαδίκτυο για να αποκτήσει πρόσβαση στο έγγραφο, το οποίο θα μπορούσε να είναι ένας περιορισμός σε ορισμένα σενάρια. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Όταν μοιράζεστε έγγραφα με χρήστες μη-GMAIL, είναι σημαντικό να έχετε κατά νου την ευαισθησία του εγγράφου. Εάν περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες, βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει την άδεια μόνο για «προβολή». Επίσης, να είστε προσεκτικοί σχετικά με το ποιοι μοιράζεστε το έγγραφο, καθώς οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο μπορεί ενδεχομένως να έχει πρόσβαση στο έγγραφο εάν δεν χρειάζονται λογαριασμό Gmail.
Μια άλλη συμβουλή είναι να ελέγξετε τακτικά τα κοινά σας έγγραφα. Τα Έγγραφα Google σας επιτρέπουν να δείτε ποιος έχει πρόσβαση και προσαρμογή των δικαιωμάτων ανάλογα με τις ανάγκες. Αυτή είναι μια καλή πρακτική για να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφά σας παραμένουν ασφαλή. Επιπλέον, εάν εργάζεστε σε ένα συνεργατικό έργο, ίσως θελήσετε να ενθαρρύνετε τους χρήστες που δεν είναι GMAIL για να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό Google για μια πιο απρόσκοπτη εμπειρία, αν και δεν είναι απαραίτητο να αποκτήσετε πρόσβαση στο έγγραφο. Η χρήση των εγγράφων της Google με χρήστες που δεν είναι Gmail μπορεί να είναι ένας απλός και αποτελεσματικός τρόπος για να συνεργαστείτε σε έργα και να μοιραστείτε πληροφορίες.
Περίληψη
- Ανοίξτε το έγγραφο Google.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Share".
- Αλλάξτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης σε οποιονδήποτε με τον σύνδεσμο.
- Επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης για τον παραλήπτη.
- Αντιγράψτε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης.
- Στείλτε τον σύνδεσμο στον χρήστη εκτός του Gmail.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ανακαλέσω την πρόσβαση σε ένα κοινό έγγραφο;
Ναι, μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσβαση ανά πάσα στιγμή αλλάζοντας τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης.
Οι χρήστες που δεν είναι Gmail θα πρέπει να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό για να επεξεργαστούν το έγγραφο;
Όχι, μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο, εφόσον τους δίνετε πρόσβαση "Επεξεργασία".
Μπορώ να δω τις αλλαγές που έγιναν από χρήστες που δεν είναι Gmail;
Ναι, όλες οι αλλαγές παρακολουθούνται και μπορούν να αναθεωρηθούν στην «ιστορία της έκδοσης».
Μπορούν οι χρήστες που δεν είναι gmail να αφήσουν σχόλια στο έγγραφο;
Ναι, αν έχετε ορίσει την άδεια να «σχολιάσετε», μπορούν να αφήσουν σχόλια.
Τι συμβαίνει εάν μοιράζομαι κατά λάθος ένα ευαίσθητο έγγραφο;
Εάν έχετε μοιραστεί ένα ευαίσθητο έγγραφο, αλλάξτε αμέσως τη ρύθμιση κοινής χρήσης για να περιορίσετε την πρόσβαση ή να ανακαλέσετε τον σύνδεσμο εξ ολοκλήρου.
Σύναψη
Η κοινή χρήση των εγγράφων Google με χρήστες που δεν είναι Gmail δεν είναι μόνο δυνατή, είναι εύκολο και αποτελεσματικό. Είναι μια διαδικασία που αγκαλιάζει την ένταξη επιτρέποντας σε οποιονδήποτε να συνεργαστεί, ανεξάρτητα από τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θυμηθείτε ότι η ανταλλαγή γνώσεων και η συνεργασία των εγγράφων δεν πρέπει να περιορίζονται από κάτι τόσο ασήμαντο όσο ένας τομέας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Έτσι, την επόμενη φορά που αντιμετωπίζετε την πρόκληση να μοιραστείτε ένα έγγραφο του Google με έναν χρήστη που δεν είναι Gmail, θα ξέρετε ακριβώς τι να κάνετε. Κρατήστε το παιχνίδι συνεργασίας σας ισχυρό και το Document Sharing Savvy.
Δείτε επίσης:Πώς να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε ένα άλμπουμ στο iPhone: Συμβουλές και κόλπα