Η σύγκριση δύο φύλλων excel για αντίγραφα μπορεί να είναι πονοκέφαλος, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Με τα σωστά εργαλεία και την τεχνογνωσία, μπορείτε γρήγορα να βρείτε διπλά δεδομένα και να καθαρίσετε τα υπολογιστικά φύλλα σας. Σε λίγα βήματα, μπορείτε να συγκρίνετε δύο φύλλα του Excel, να προσδιορίσετε διπλότυπα και να αποφασίσετε τι να κάνετε μαζί τους. Ας βουτήξουμε στο nitty-gritty για το πώς να το κάνει αυτό.
Βήμα προς βήμα Tutorial για τη σύγκριση δύο φύλλων excel για αντίγραφα
Πριν φτάσουμε στα βήματα, γνωρίζοντας τι θα επιτύχουν αυτά τα βήματα είναι σημαντικά. Ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις ενσωματωμένες λειτουργίες του Excel για να συγκρίνετε δύο φύλλα και να επισημάνετε ή να αφαιρέσετε διπλές καταχωρήσεις.
Βήμα 1: Ανοίξτε και τα δύο φύλλα excel που θέλετε να συγκρίνετε
Αυτό το βήμα περιλαμβάνει το άνοιγμα των δύο βιβλίων εργασίας του Excel που θέλετε να συγκρίνετε για τα διπλότυπα.
Μόλις ανοίξετε και τα δύο φύλλα Excel, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε εύκολα να αλλάξετε μεταξύ των δύο. Ίσως θελήσετε να κανονίσετε τα παράθυρα δίπλα -δίπλα για ευκολότερη σύγκριση.
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Compondal Formatting"
Σε αυτό το βήμα, θα χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Compondal Formatting" του Excel για να επισημάνετε τα διπλότυπα.
Επιλέξτε το εύρος των κυττάρων που θέλετε να ελέγξετε για αντίγραφα στο πρώτο φύλλο. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο "Conditional Formatting", στη συνέχεια "επισημάνετε τους κανόνες κυττάρων" και επιλέξτε "Διπλές τιμές". Το Excel θα επισημάνει τυχόν αντίγραφα στο επιλεγμένο εύρος κυττάρων.
Βήμα 3: Επαναλάβετε τη «μορφοποίηση υπό όρους» στο δεύτερο φύλλο
Τώρα, κάντε το ίδιο πράγμα στο δεύτερο φύλλο του Excel.
Και πάλι, επιλέξτε το εύρος των κυττάρων και στη συνέχεια εφαρμόζετε τη δυνατότητα «υπό όρους μορφοποίησης» για να επισημάνετε τα διπλότυπα. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τα ίδια κριτήρια για την προβολή, ώστε να μπορείτε να έχετε μια συνεπή σύγκριση.
Βήμα 4: Συγκρίνετε τα επισημασμένα αντίγραφα και στα δύο φύλλα
Με τα αντίγραφα που επισημαίνονται, μπορείτε τώρα να αρχίσετε να συγκρίνετε τα δύο φύλλα.
Κοιτάξτε τα επισημασμένα κύτταρα σε κάθε φύλλο και συγκρίνετε τα με το άλλο φύλλο. Μπορείτε να ελέγξετε με μη αυτόματο τρόπο τα αντίγραφα ή να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία 'Find and Select' στο Excel για να μεταβείτε κατευθείαν σε επισημασμένα κύτταρα.
Βήμα 5: Αποφασίστε τι να κάνετε με τα αντίγραφα
Μόλις εντοπίσετε διπλότυπα, αποφασίστε πώς να τα χειριστείτε.
Ίσως θελήσετε να διαγράψετε αντίγραφα, να συγχωνεύσετε δεδομένα ή να λάβετε κάποια άλλη δράση. Θυμηθείτε, βεβαιωθείτε ότι δεν αφαιρείτε κρίσιμα δεδομένα πριν διαγράψετε οτιδήποτε.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα πρέπει να έχετε μια σαφή εικόνα για το πού βρίσκονται τα αντίγραφα στα φύλλα του Excel. Θα μπορείτε να αποφασίσετε για την καλύτερη πορεία δράσης για να καθαρίσετε τα δεδομένα σας.
Συνιστώμενη ανάγνωση:Πώς να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
- Πάντα αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων του Excel πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές. Δεν θέλετε να χάσετε τυχαία σημαντικά δεδομένα.
- Χρησιμοποιήστε πίνακες αντί για σειρές για να κάνετε τα φύλλα του Excel πιο εύκολο στη διαχείριση και τη σύγκριση.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Κατάργηση διπλών" του Excel εάν θέλετε να διαγράψετε γρήγορα διπλές καταχωρήσεις.
- Εάν εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το «Advanced Filter» του Excel για να διαχειριστείτε και να αναλύετε τα δεδομένα πιο αποτελεσματικά.
- Εάν πρέπει να συγκρίνετε περισσότερα από δύο φύλλα του Excel, εξετάστε τα ενοποιώντας τα σε ένα κύριο φύλλο πρώτα για ευκολότερη σύγκριση.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να συγκρίνω περισσότερα από δύο φύλλα excel ταυτόχρονα για αντίγραφα;
Ναι, μπορείτε να συγκρίνετε περισσότερα από δύο φύλλα excel για αντίγραφα, αλλά είναι πιο περίπλοκο και απαιτεί την εδραίωση των φύλλων ή τη χρήση ενός εξειδικευμένου εργαλείου.
Χρειάζομαι ειδικό λογισμικό για να συγκρίνω τα φύλλα του Excel για διπλότυπα;
Όχι, τα ενσωματωμένα χαρακτηριστικά του Excel είναι συνήθως επαρκή για τη σύγκριση των φύλλων για τα διπλότυπα. Ωστόσο, για πιο πολύπλοκα καθήκοντα, το εξειδικευμένο λογισμικό μπορεί να είναι χρήσιμο.
Θα αλλάξει η «υπό όρους μορφοποίησης» των δεδομένων μου με οποιονδήποτε τρόπο;
Όχι, η «μορφοποίηση υπό όρους» δεν θα αλλάξει τα δεδομένα σας. Απλώς υπογραμμίζει τα κύτταρα με βάση τα κριτήρια σας και μπορούν εύκολα να αφαιρεθούν.
Μπορώ να διαγράψω αυτόματα αντίγραφα στο Excel;
Ναι, το Excel διαθέτει μια λειτουργία "Αφαίρεση διπλών" που σας επιτρέπει να διαγράψετε αυτόματα διπλότυπα. Ωστόσο, χρησιμοποιήστε το προσεκτικά και βεβαιωθείτε ότι δεν διαγράψετε σημαντικά δεδομένα.
Πώς μπορώ να αποτρέψω τα αντίγραφα στο Excel στην πρώτη θέση;
Μπορείτε να αποτρέψετε τα αντίγραφα χρησιμοποιώντας τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων, οι οποίοι συμβάλλουν στη διασφάλιση ότι θα εισαχθούν μόνο μοναδικά δεδομένα στα φύλλα του Excel.
Περίληψη
- Ανοίξτε και τα δύο φύλλα του Excel.
- Χρησιμοποιήστε «μορφοποίηση υπό όρους» στο πρώτο φύλλο.
- Εφαρμόστε «μορφοποίηση υπό όρους» στο δεύτερο φύλλο.
- Συγκρίνετε τα επισημασμένα αντίγραφα.
- Αποφασίστε για τη δράση για τα διπλότυπα.
Σύναψη
Η σύγκριση δύο φύλλων Excel για διπλότυπα μπορεί να φαίνεται αποθαρρυντική στην αρχή, αλλά είναι αρκετά απλή με μια μικρή πρακτική. Το κλειδί είναι να χρησιμοποιήσετε το ισχυρό χαρακτηριστικό του Excel «υπό όρους μορφοποίησης» και να προσεγγίσετε μεθοδικά την εργασία. Θυμηθείτε να δημιουργείτε πάντα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές και μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε πρόσθετες λειτουργίες όπως «Κατάργηση διπλότυπων» ή «προηγμένο φίλτρο» για μεγαλύτερα σύνολα δεδομένων. Με αυτές τις συμβουλές και τα βήματα, θα είστε μια σύγκριση του Excel Whiz σε χρόνο μηδέν. Συνεχίστε να πειραματίζετε με διαφορετικά χαρακτηριστικά του Excel για να βρείτε την καλύτερη ροή εργασίας για τις ανάγκες σας και μην αφήσετε ποτέ τα αντίγραφα να πάρουν ξανά το καλύτερο από τα υπολογιστικά φύλλα σας!