Η μεταφορά δεδομένων από ένα PDF σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel μπορεί να φαίνεται σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Σε μερικά απλά βήματα, μπορείτε γρήγορα και εύκολα να αντιγράψετε πίνακες από τα έγγραφα PDF απευθείας στο Excel, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε, να αναλύσετε και να οργανώσετε τις πληροφορίες σας με ευκολία.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να αντιγράψετε τον πίνακα από το PDF στο Excel
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας μιλήσουμε για το τι θα πετύχουμε. Θα πάρουμε ένα τραπέζι από ένα αρχείο PDF και θα το φέρουμε στο Excel. Αυτό σας επιτρέπει να συνεργαστείτε με τα δεδομένα σε ένα πιο ευέλικτο περιβάλλον. Θα είστε σε θέση να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να εκτελέσετε υπολογισμούς όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο excel δεδομένα.
Βήμα 1: Ανοίξτε το αρχείο PDF σας
Ανοίξτε το έγγραφο PDF που περιέχει τον πίνακα που θέλετε να αντιγράψετε.
Αυτό το πρώτο βήμα είναι αρκετά αυτονόητο. Πρέπει να ανοίξετε το αρχείο PDF στον υπολογιστή σας. Βεβαιωθείτε ότι είναι το σωστό αρχείο με τον πίνακα που θέλετε να μεταφέρετε στο Excel.
Βήμα 2: Επιλέξτε τον πίνακα
Χρησιμοποιήστε τον δρομέα σας για να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα που θέλετε να αντιγράψετε.
Κατά την επιλογή του πίνακα, προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν ακριβέστεροι για να αποφύγετε την αντιγραφή περιττού κειμένου. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα κατά τον καθαρισμό των δεδομένων στο Excel.
Βήμα 3: Αντιγράψτε τον πίνακα
Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και επιλέξτε την επιλογή "Αντιγραφή" ή πατήστε "Ctrl+C" στο πληκτρολόγιό σας.
Αυτό το βήμα αντιγράφει τον πίνακα στο πρόχειρο σας, το οποίο είναι σαν μια προσωρινή περιοχή αποθήκευσης για τον υπολογιστή σας. Δεν θα δείτε τίποτα να συμβεί, αλλά ο πίνακας είναι έτοιμος να επικολληθεί στο Excel.
Βήμα 4: Ανοίξτε το Excel
Ξεκινήστε το Microsoft Excel και ανοίξτε ένα νέο ή υπάρχον βιβλίο εργασίας όπου θέλετε να επικολλήσετε το τραπέζι.
Εάν εργάζεστε σε ένα έργο ή μια αναφορά, ίσως θελήσετε να επικολλήσετε το τραπέζι σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας. Διαφορετικά, ένα νέο βιβλίο εργασίας λειτουργεί καλά.
Βήμα 5: Επικολλήστε το τραπέζι
Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να τοποθετήσετε την επάνω αριστερή γωνία του τραπεζιού, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Επικόλληση", ή πατήστε "Ctrl+V" στο πληκτρολόγιό σας.
Όταν επικολλήσετε το τραπέζι, ίσως παρατηρήσετε ότι διατηρείται η μορφοποίηση από το PDF. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη μορφοποίηση στο Excel για να ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε μεταφέρει με επιτυχία έναν πίνακα από ένα αρχείο PDF σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε με τα δεδομένα σας με πιο δυναμικό και ισχυρό τρόπο.
- Εάν ο πίνακας δεν επικολλήσει σωστά, δοκιμάστε να το επικολλήσετε ως κείμενο ή να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Paste Special".
- Μερικοί πίνακες PDF ενδέχεται να έχουν συγχωνεύσει κύτταρα ή άλλες σύνθετες δομές που δεν μεταφράζονται καλά στο Excel. Να είστε έτοιμοι να κάνετε λίγο καθαρισμό.
- Για μεγαλύτερους ή πιο περίπλοκους πίνακες, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο μετατροπέα PDF σε Excel.
- Πάντα να ελέγχετε τα δεδομένα μετά την επικόλληση για να εξασφαλίσετε την ακρίβεια.
- Εάν το αρχείο PDF σας έχει σαρωθεί ή το κείμενο είναι μια εικόνα, θα χρειαστείτε λογισμικό OCR (Optical Character) για να το μετατρέψετε σε επιλέξιμο κείμενο πρώτα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να αντιγράψω έναν πίνακα από ένα σαρωμένο PDF;
Ναι, αλλά θα χρειαστείτε λογισμικό OCR για να μετατρέψετε την εικόνα του πίνακα σε πρώτα επιλέξιμο κείμενο.
Τα σαρωμένα έγγραφα είναι ουσιαστικά μόνο εικόνες κειμένου, οπότε ο υπολογιστής δεν μπορεί να αναγνωρίσει τους μεμονωμένους χαρακτήρες χωρίς λογισμικό OCR. Μόλις αναγνωριστεί το κείμενο, μπορείτε στη συνέχεια να το επιλέξετε και να το αντιγράψετε όπως περιγράφεται παραπάνω.
Περισσότερη ανάγνωση:Πώς να φτιάξετε τον πίνακα στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Γιατί το τραπέζι μου δεν επικολλάται σωστά στο Excel;
Οι πίνακες μπορεί να μην επικολλούν σωστά εάν έχουν σύνθετη μορφοποίηση ή συγχωνευμένα κύτταρα που το Excel δεν μπορεί να ερμηνεύσει.
Σε αυτή την περίπτωση, ίσως χρειαστεί να επικολλήσετε το τραπέζι ως κείμενο και στη συνέχεια να το αναδιαμορφώσετε στο Excel. Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα εξειδικευμένο εργαλείο μετατροπέα PDF στο Excel, το οποίο μπορεί να χειριστεί καλύτερα τους πολύπλοκους πίνακες.
Μπορώ να αντιγράψω πολλούς πίνακες ταυτόχρονα;
Είναι πιθανό, αλλά είναι γενικά πιο εύκολο να αντιγράψετε έναν πίνακα κάθε φορά για να διασφαλίσετε ότι η μορφοποίηση διατηρείται.
Η αντιγραφή πολλαπλών πινάκων ταυτόχρονα μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα μορφοποίησης κατά την επένδυση στο Excel. Συνήθως είναι καλύτερο να αφιερώσετε χρόνο για να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κάθε τραπέζι ξεχωριστά.
Θα διατηρηθεί η μορφοποίηση από το PDF στο Excel;
Μερικές φορές το Excel θα διατηρήσει τη μορφοποίηση από το PDF, αλλά άλλες φορές ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τη μορφοποίηση του εαυτού σας.
Αυτό εξαρτάται από το πώς ο πίνακας διαμορφώθηκε στο PDF και πώς το Excel ερμηνεύει αυτή τη μορφοποίηση. Είναι πάντα καλή ιδέα να ελέγξετε τα επικολλημένα δεδομένα και να προσαρμόσετε όπως απαιτείται.
Μπορώ να επεξεργαστώ τα δεδομένα μόλις είναι στο Excel;
Απολύτως! Μόλις ο πίνακας είναι στο Excel, μπορείτε να επεξεργαστείτε, να αναλύσετε και να χειριστείτε τα δεδομένα όπως ακριβώς και οποιαδήποτε άλλα δεδομένα του Excel.
Αυτό είναι ένα από τα κύρια οφέλη της αντιγραφής των πινάκων στο Excel. Έχετε πλήρη έλεγχο των δεδομένων και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα τα ισχυρά εργαλεία του Excel για να εργαστείτε μαζί του.
Περίληψη
- Ανοίξτε το αρχείο PDF.
- Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αντιγράψετε.
- Αντιγράψτε τον πίνακα.
- Ανοίξτε το Excel.
- Επικολλήστε το τραπέζι στο Excel.
Σύναψη
Η κυριαρχία της διαδικασίας αντιγραφής των πινάκων από το PDF στο Excel μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την παραγωγικότητά σας. Είτε πρόκειται για οικονομικές εκθέσεις, ερευνητικά δεδομένα ή άλλες πληροφορίες σε μορφή πίνακα, έχοντας τη δυνατότητα να τα μεταφέρετε γρήγορα σε Excel όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο αλλά και ανοίγει έναν κόσμο δυνατοτήτων για ανάλυση δεδομένων και απεικόνιση. Με τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, θα είστε σε θέση να μετακινήσετε με ακρίβεια και αποτελεσματικά τα δεδομένα σας από ένα στατικό PDF σε ένα δυναμικό υπολογιστικό φύλλο Excel. Και θυμηθείτε, μπορεί να απαιτηθεί λίγο φινέτσα μόλις τα δεδομένα είναι στο Excel, αλλά αυτό είναι μόνο μέρος της διασκέδασης, έτσι; Με την πρακτική, θα αντιγράψετε τραπέζια όπως ένας επαγγελματίας, και το κουραστικό έργο θα γίνει δεύτερη φύση. Μην αφήσετε τα όρια ενός PDF να κρατήσουν τους ομήρους σας - να το αφήσετε ελεύθερο με τη δύναμη του Excel!