Η επεξεργασία μιας λίστας Drop Down Excel μπορεί να φαίνεται σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά είναι πραγματικά πολύ απλό! Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αποκτήσετε πρόσβαση στις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων, να κάνετε τις αλλαγές σας και να τις αποθηκεύσετε. Voila! Η αναπτυσσόμενη λίστα σας ενημερώνεται.
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να επεξεργαστείτε μια λίστα Drop Down Excel
Πριν βυθιστούμε στα βήματα, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι η επεξεργασία μιας λίστας αναπτυσσόμενων στο Excel περιλαμβάνει την τροποποίηση των ρυθμίσεων επικύρωσης δεδομένων. Αυτό είναι όπου μπορείτε να τροποποιήσετε τα στοιχεία της λίστας, να προσαρμόσετε τα μηνύματα εισόδου ή να αλλάξετε τις ειδοποιήσεις σφάλματος.
Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί με την αναπτυσσόμενη λίστα που θέλετε να επεξεργαστείτε
Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα που θέλετε να τροποποιήσετε.
Η επιλογή του σωστού κυττάρου είναι ζωτικής σημασίας, διότι είναι όπου ζει η αναπτυσσόμενη λίστα σας. Εάν επιλέξετε το λάθος κελί, δεν θα βρείτε τη λίστα που θέλετε να επεξεργαστείτε.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα
Στη κορδέλα του Excel στο επάνω μέρος της οθόνης, κάντε κλικ στην καρτέλα με την ένδειξη «Δεδομένα».
Η καρτέλα Δεδομένα είναι όπου θα βρείτε όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένης της λειτουργίας επικύρωσης δεδομένων, η οποία ελέγχει τις λίστες σας.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στην "επικύρωση δεδομένων"
Στην ενότητα "Εργαλεία δεδομένων", βρείτε και κάντε κλικ στο κουμπί "Επικύρωση δεδομένων".
Κάνοντας κλικ στο "Validation Data" θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου που περιέχει όλες τις ρυθμίσεις για την αναπτυσσόμενη λίστα σας.
Βήμα 4: Επεξεργασία των στοιχείων στο πλαίσιο "Πηγή"
Στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων, μεταβείτε στην καρτέλα "Ρυθμίσεις" και βρείτε το πλαίσιο "Πηγή". Εδώ, μπορείτε να προσθέσετε, να αφαιρέσετε ή να τροποποιήσετε τα στοιχεία στη λίστα σας.
Προτεινόμενη ανάγνωση:Πώς να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Εάν η λίστα σας είναι σύντομη, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία απευθείας στο πλαίσιο «πηγής», χωρισμένο από κόμματα. Για μεγαλύτερες λίστες, είναι καλύτερο να αναφέρεται σε μια σειρά κυττάρων που περιέχουν τα στοιχεία που θέλετε στη λίστα σας.
Βήμα 5: Κάντε κλικ στην επιλογή 'ok' για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας
Μόλις ολοκληρώσετε την επεξεργασία, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου επικύρωσης δεδομένων.
Κάνοντας κλικ στο κουμπί "OK" θα κλείσει το πλαίσιο διαλόγου και θα εφαρμόσει τις αλλαγές στην αναπτυσσόμενη λίστα σας. Εάν έχετε κάνει λάθος, μπορείτε πάντα να επιστρέψετε και να επεξεργαστείτε ξανά τη λίστα.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, η λίστα σας θα έχει τα νέα στοιχεία που προσθέσατε και τα στοιχεία που αφαιρέσατε δεν θα εμφανίζονται πλέον. Απλό, σωστά;
Συμβουλές για την επεξεργασία μιας λίστας Drop Down Excel
- Κατά την προσθήκη στοιχείων στη λίστα σας, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν αντίγραφα για να αποφύγετε τη σύγχυση.
- Εάν χρησιμοποιείτε ένα εύρος κυττάρων ως πηγή για τη λίστα σας, βεβαιωθείτε ότι τα κύτταρα είναι συνεχόμενα (δεν υπάρχουν κενά μεταξύ τους).
- Κρατήστε τα στοιχεία στην αναπτυσσόμενη λίστα σας σύντομη και συνοπτική για καλύτερη αναγνωσιμότητα.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να ταξινομήσετε τα στοιχεία στην αναπτυσσόμενη λίστα σας αλφαβητικά για ευκολότερη πλοήγηση.
- Εάν έχετε πολλαπλές λίστες που εξαρτώνται μεταξύ τους, θυμηθείτε να τις ενημερώσετε για να εξασφαλίσετε τη συνέπεια.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να συνδέσω την αναπτυσσόμενη λίστα μου σε μια σειρά κυττάρων σε άλλο φύλλο εργασίας;
Ναι, η πηγή της λίστας σας μπορεί να αναφέρεται σε μια σειρά κυττάρων που βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας μέσα στο ίδιο βιβλίο εργασίας.
Πώς μπορώ να διαγράψω μια αναπτυσσόμενη λίστα;
Για να διαγράψετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, ακολουθήστε τα ίδια βήματα για να αποκτήσετε πρόσβαση στην επικύρωση δεδομένων, αλλά αντί να επεξεργαστείτε αντικείμενα, κάντε κλικ στο κουμπί "Clear All" στο πλαίσιο διαλόγου.
Μπορώ να δημιουργήσω μια αναπτυσσόμενη λίστα που επιτρέπει πολλαπλές επιλογές;
Οι προεπιλεγμένες αναπτυσσόμενες λίστες του Excel δεν υποστηρίζουν πολλαπλές επιλογές. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον κώδικα VBA ή να δημιουργήσετε μια λύση με πλαίσια ελέγχου.
Πώς μπορώ να περιορίσω την καταχώρηση δεδομένων μόνο στα στοιχεία της λίστας μου;
Στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωσης δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Dropdown" In-Cell "έχει ελεγχθεί και ρυθμίστε το πεδίο" Επιτρέψτε "τη λίστα".
Τι θα συμβεί αν θέλω να προσθέσω ένα νέο στοιχείο σε μια αναπτυσσόμενη λίστα που συνδέεται με ένα εύρος κυττάρων;
Θα χρειαστεί να προσθέσετε το νέο στοιχείο στο εύρος των κυττάρων που αναφέρουν οι αναφορές λίστας. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί αυτόματα στη λίστα.
Περίληψη
- Επιλέξτε το κελί με την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.
- Κάντε κλικ στο "Επικύρωση δεδομένων".
- Επεξεργαστείτε τα στοιχεία στο πλαίσιο "Πηγή".
- Κάντε κλικ στο κουμπί 'OK' για να αποθηκεύσετε αλλαγές.
Σύναψη
Η επεξεργασία μιας λίστας Drop Down Excel είναι ένα κομμάτι κέικ μόλις ξέρετε πού να κοιτάξετε. Είτε προσθέτετε νέες επιλογές είτε καθαρίζετε ξεπερασμένες, η λειτουργία επικύρωσης δεδομένων είναι το εργαλείο Go-to. Θυμηθείτε, διατηρώντας τις λίστες σας ενημερωμένες όχι μόνο τα υπολογιστικά φύλλα σας να φαίνονται επαγγελματικά αλλά και να εξασφαλίσουν την ακρίβεια των δεδομένων και την ευκολία χρήσης. Μην ξεχάσετε να εφαρμόσετε τις συμβουλές που καλύψαμε για να εξορθολογίσετε ακόμη περισσότερο τη διαδικασία. Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με το πώς να επεξεργαστείτε μια λίστα Drop Down Excel, προχωρήστε και δοκιμάστε!