Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο οριοθέτησης κόμματος από το Excel, απλά αποθηκεύστε το αρχείο του Excel ως τύπου αρχείου "CSV (Comma Disimited)". Αυτή η ενέργεια θα μετατρέψει το υπολογιστικό φύλλο του Excel σε ένα αρχείο κειμένου όπου κάθε τιμή κυττάρου διαχωρίζεται από ένα κόμμα, καθιστώντας ευκολότερη την εισαγωγή σε άλλα προγράμματα ή βάσεις δεδομένων.
Αφού ολοκληρώσετε τη δράση, θα έχετε ένα αρχείο .csv που μπορεί να ανοίξει με οποιονδήποτε επεξεργαστή κειμένου, όπως σημειωματάριο ή textedit. Μπορεί εύκολα να μοιραστεί και να εισαχθεί σε διάφορες εφαρμογές που υποστηρίζουν τη μορφή CSV, όπως βάσεις δεδομένων, συστήματα διαχείρισης επαφών και άλλα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων.
Εισαγωγή
Όταν πρόκειται για τη διαχείριση δεδομένων, η δυνατότητα μετακίνησης πληροφοριών από μια πλατφόρμα στην άλλη είναι κρίσιμη. Το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο που χρησιμοποιείται από πολλούς για την οργάνωση και την ανάλυση δεδομένων, αλλά μερικές φορές πρέπει να εξάγετε αυτά τα δεδομένα σε διαφορετική μορφή. Αυτό είναι όπου η δημιουργία ενός αρχείου οριοθέτησης κόμματος, γνωστό και ως αρχείο CSV (διαχωρισμένες τιμές), έρχεται σε πρακτικό.
Τα αρχεία CSV είναι ιδανικά για τη μεταφορά μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων μεταξύ προγραμμάτων που μπορεί να μην είναι απαραίτητα συμβατά. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να ανεβάσετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel σε μια βάση δεδομένων που δέχεται μόνο αρχεία CSV. Επιπλέον, τα αρχεία CSV βασίζονται σε κείμενο και μπορούν να διαβαστούν από οποιονδήποτε επεξεργαστή κειμένου, προσθέτοντας την ευελιξία τους.
Αυτή η διαδικασία είναι επωφελής για όσους εργάζονται με δεδομένα - είτε είστε φοιτητής, επαγγελματίας επιχειρήσεων είτε ερευνητής. Με τη μετατροπή των αρχείων του Excel σε CSV, βεβαιώνεστε ότι τα δεδομένα σας μπορούν εύκολα να έχουν πρόσβαση και να χρησιμοποιηθούν σε διάφορες πλατφόρμες, προωθώντας την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα. Ας βουτήξουμε στο πώς γίνεται αυτό.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Δημιουργία αρχείου οριοθετημένου κόμματος από το Excel
Πριν ξεκινήσουμε, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαμορφωθεί σωστά τα δεδομένα σας στο Excel. Αυτό σημαίνει ότι έχετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να εξαγάγετε τακτοποιημένα οργανωμένα σε σειρές και στήλες.
Βήμα 1: Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel
Ανοίξτε το αρχείο Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να μετατρέψετε σε μορφή CSV.
Τα αρχεία Excel είναι συνήθως αποθηκευμένα ως αρχεία .xlsx ή .xls. Για να μετατρέψετε αυτά τα δεδομένα σε μορφή CSV, πρέπει πρώτα να ανοίξετε το αρχικό αρχείο Excel στο πρόγραμμα Microsoft Excel. Αυτό είναι το σημείο εκκίνησης για τη διαδικασία μετατροπής.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο 'File' και, στη συνέχεια, 'Αποθήκευση ως'
Αφού το υπολογιστικό φύλλο σας είναι ανοιχτό, κάντε κλικ στην καρτέλα 'Αρχείο' που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και, στη συνέχεια, επιλέξτε 'Αποθήκευση ως' από το αναπτυσσόμενο μενού.
Η συνάρτηση 'save as' σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του αρχείου excel σε διαφορετική μορφή. Αυτό δεν θα αλλάξει το αρχικό σας αρχείο Excel, αλλά θα δημιουργήσει ένα νέο αρχείο που έχει μορφοποιηθεί ως CSV.
Βήμα 3: Επιλέξτε τη θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο σας
Στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", επιλέξτε την τοποθεσία στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το νέο αρχείο CSV.
Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια τοποθεσία που είναι εύκολα προσβάσιμη, όπως ο φάκελος της επιφάνειας εργασίας ή των εγγράφων σας, ώστε να μπορείτε να βρείτε το αρχείο μετά την αποθήκευση του.
Βήμα 4: Ονομάστε το αρχείο σας
Στο πεδίο 'Όνομα αρχείου', πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε για το αρχείο CSV.
Να είστε περιγραφικοί με το όνομα του αρχείου έτσι ώστε να είναι σαφές ποια δεδομένα περιέχουν το αρχείο. Αυτό θα βοηθήσει εσάς και τους άλλους να εντοπίσετε το αρχείο εύκολα στο μέλλον.
Βήμα 5: Επιλέξτε "CSV (Comma Disimited)" από το μενού "Αποθήκευση ως τύπου"
Στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπου" και επιλέξτε "CSV (Comma Disimited)".
Επιλέγοντας το «CSV (Comma Disimited)», διδάσκετε το Excel να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μορφή κειμένου όπου κάθε τιμή εντός των κυττάρων σας θα διαχωριστεί από ένα κόμμα.
Βήμα 6: Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση'
Αφού επιλέξετε τη μορφή CSV, κάντε κλικ στο κουμπί 'Αποθήκευση' για να μετατρέψετε και να αποθηκεύσετε το αρχείο σας.
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί 'Αποθήκευση', το Excel μπορεί να εμφανίσει μερικές προειδοποιήσεις που σας προειδοποιούν ότι μερικές λειτουργίες στο βιβλίο εργασίας σας μπορεί να χαθούν. Δεδομένου ότι τα αρχεία CSV αποθηκεύουν μόνο κείμενο και τιμές (όχι τύπους ή μορφοποίηση), κάντε κλικ στο κουμπί 'Ναι' για να συνεχίσετε.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Εύκολη μεταφορά δεδομένων | Τα αρχεία CSV διευκολύνουν την εύκολη μεταφορά δεδομένων μεταξύ διαφορετικών προγραμμάτων ή πλατφορμών. |
| Καθολικότητα | Τα αρχεία CSV είναι παγκοσμίως συμβατά και μπορούν να ανοίξουν από σχεδόν οποιαδήποτε εφαρμογή που χειρίζεται δεδομένα. |
| Μικρότερο μέγεθος αρχείου | Τα αρχεία CSV συνήθως έχουν μικρότερο μέγεθος αρχείου σε σύγκριση με τα αρχεία του Excel, καθιστώντας τα ευκολότερα να αποθηκεύουν και να μοιράζονται. |
Τα αρχεία CSV είναι μια δημοφιλής επιλογή για τη μεταφορά δεδομένων, επειδή διαβάζονται εύκολα και επεξεργάζονται από τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων των βάσεων δεδομένων και των συστημάτων διαχείρισης επαφών. Είναι αρχεία απλού κειμένου, επομένως είναι επίσης παγκοσμίως συμβατά σε διαφορετικά λειτουργικά συστήματα.
Τα αρχεία CSV μπορούν να ανοίξουν με οποιαδήποτε εφαρμογή που επεξεργάζεται τα δεδομένα, καθιστώντας τα μια ευέλικτη επιλογή για τη μεταφορά δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει προγράμματα όπως η Microsoft Access, η MySQL και ακόμη και οι απλοί συντάκτες κειμένων όπως το NotePad.
Το μικρότερο μέγεθος αρχείου των αρχείων CSV σε σύγκριση με τα αρχεία Excel είναι ένα πλεονέκτημα όταν πρόκειται για αποθήκευση και κοινή χρήση. Παίρνουν λιγότερο χώρο στον σκληρό σας δίσκο και είναι πιο γρήγορα για να στείλουν μέσω του Διαδικτύου ή να φορτώσουν σε ένα πρόγραμμα.
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Απώλεια μορφοποίησης | Τα αρχεία CSV δεν διατηρούν τη μορφοποίηση από το Excel, όπως τα χρώματα των κυττάρων ή τα σύνορα. |
| Χωρίς υποστήριξη για πολλαπλά φύλλα | Τα αρχεία CSV μπορούν να υποστηρίξουν μόνο ένα φύλλο, ενώ το Excel μπορεί να χειριστεί πολλαπλά. |
| Απώλεια τύπων | Οποιεσδήποτε τύποι στο αρχείο Excel θα χαθούν, καθώς τα αρχεία CSV αποθηκεύουν μόνο τις τιμές. |
Όταν μετατρέπετε ένα αρχείο Excel σε CSV, χάνεται όλη η οπτική μορφοποίηση (όπως γραμματοσειρές, χρώματα και σκίαση κυττάρων). Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα αρχεία CSV περιέχουν μόνο απλό κείμενο και κόμμα για να διαχωρίσουν τις τιμές.
Τα αρχεία CSV περιορίζονται σε ένα μόνο φύλλο δεδομένων. Εάν το αρχείο Excel διαθέτει πολλαπλές καρτέλες ή φύλλα, θα πρέπει να αποθηκεύσετε το καθένα ως ξεχωριστό αρχείο CSV.
Οι τύποι στο Excel δεν μεταφέρονται στο αρχείο CSV. Αντ 'αυτού, το CSV θα εμφανίσει μόνο τις προκύπτουσες τιμές. Εάν πρέπει να διατηρήσετε τους τύπους, θα πρέπει να διατηρήσετε το αρχικό αρχείο Excel.
Πρόσθετες πληροφορίες
Η δημιουργία ενός αρχείου που οριοθετείται κόμμα από το Excel είναι αρκετά απλή, αλλά υπάρχουν μερικές πρόσθετες συμβουλές και κόλπα που μπορούν να σας βοηθήσουν στην πορεία. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας περιέχουν κόμματα εντός των ίδιων των κυττάρων, το Excel θα περικλείει αυτόματα αυτά τα κύτταρα σε εισαγωγικά στο αρχείο CSV. Αυτό εξασφαλίζει ότι τα κόμματα δεν είναι λάθος για οριοθέτες.
Μια άλλη συμβουλή είναι να ελέγξετε τα δεδομένα σας πριν από την αποθήκευση ως CSV. Δεδομένου ότι οι τύποι δεν μεταφέρονται, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα κύτταρα εμφανίζουν τις σωστές τιμές. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να καθαρίσετε τυχόν περιττές κενές σειρές ή στήλες, καθώς αυτές θα εμφανίζονται ως πολλά κόμματα στο αρχείο CSV.
Διαβάστε περισσότερα:Πώς να αφαιρέσετε το κόμμα στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Θυμηθείτε, μόλις αποθηκεύσετε ένα αρχείο σε μορφή CSV, οι αλλαγές που κάνετε σε αυτό το αρχείο πρέπει να αποθηκευτούν ξανά σε μορφή CSV. Δεν μπορείτε απλά να χτυπήσετε το κουμπί 'Αποθήκευση', καθώς θα προεπιλεγεί στη μορφή του Excel. Χρησιμοποιείτε πάντα "Αποθήκευση ως" για να βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τη δομή του αρχείου CSV.
Περίληψη
- Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel.
- Κάντε κλικ στο 'File' και, στη συνέχεια, 'Αποθήκευση ως'.
- Επιλέξτε τη θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο σας.
- Ονομάστε το αρχείο σας.
- Επιλέξτε "CSV (Comma Disimited)" από το μενού "Αποθήκευση ως τύπου".
- Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση'.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ένα αρχείο CSV;
Ένα αρχείο CSV είναι ένα απλό αρχείο κειμένου που χρησιμοποιεί κόμματα για να διαχωρίσει τις τιμές. Χρησιμοποιείται συχνά για τη μεταφορά δεδομένων μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών.
Μπορώ να μετατρέψω ένα αρχείο CSV πίσω στο Excel;
Ναι, μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο CSV στο Excel και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε ως αρχείο Excel για να ανακτήσετε τις πρόσθετες λειτουργίες και τις επιλογές μορφοποίησης.
Θα αποθηκευτούν οι τύποι μου στο αρχείο CSV;
Όχι, τα αρχεία CSV δεν υποστηρίζουν τους τύπους Excel. Θα εμφανίσουν μόνο τις τελικές τιμές που υπολογίζονται από αυτούς τους τύπους.
Μπορώ να αποθηκεύσω ένα αρχείο CSV με πολλαπλά φύλλα;
Όχι, κάθε φύλλο πρέπει να αποθηκευτεί ως ξεχωριστό αρχείο CSV, καθώς η μορφή δεν υποστηρίζει πολλαπλά φύλλα.
Τι πρέπει να κάνω εάν τα δεδομένα μου περιέχουν κόμματα;
Το Excel θα περικλείει αυτόματα κύτταρα που περιέχουν κόμματα σε εισαγωγικά όταν αποθηκεύετε ως αρχείο CSV. Αυτό αποτρέπει τη σύγχυση με τους οριοθέτες.
Σύναψη
Η δημιουργία ενός αρχείου οριοθετημένου κόμματος από το Excel μπορεί να είναι ένα παιχνίδι-changer όταν πρόκειται για τη φορητότητα και τη διαχείριση δεδομένων. Η διαδικασία είναι αρκετά απλή και μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ταλαιπωρία, ειδικά αν πρέπει να μοιραστείτε δεδομένα με κάποιον που δεν χρησιμοποιεί το Excel.
Θυμηθείτε να ελέγξετε τα δεδομένα σας πριν μετατρέψετε και να γνωρίζετε τους περιορισμούς των αρχείων CSV. Με αυτή τη γνώση, είστε τώρα εξοπλισμένοι για να χειριστείτε τα δεδομένα σας με ακόμη μεγαλύτερη ευελιξία. Συνεχίστε να εξερευνάτε και να πειραματίζετε με αρχεία Excel και CSV για να γίνετε Pro διαχείρισης δεδομένων!