Η μετατροπή μιας λίστας δεδομένων στο Excel σε δεδομένα που χωρίζονται από κόμματα ή άλλους οριοθέτες δεν είναι τόσο σκληρά όσο ακούγεται. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία κειμένου σε στήλες ή τη συνάρτηση concatenate και voila! Τα δεδομένα σας είναι τώρα τακτοποιημένα και εύκολο στην ανάγνωση. Ας βουτήξουμε στο πώς μπορείτε να κάνετε αυτή τη μαγεία να συμβεί.
Βήμα προς βήμα Tutorial σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας μιας λίστας δεδομένων Excel σε δεδομένα που χωρίζονται από τα κόμματα
Πριν ξεκινήσουμε, ας καταλάβουμε τι στοχεύουμε. Θέλουμε να λάβουμε μια λίστα δεδομένων στο Excel και να το διαχωρίσουμε με κόμματα (ή άλλο οριοθέτη της επιλογής σας) για να το καταστήσουμε πιο οργανωμένο και ευανάγνωστο.
Βήμα 1: Επιλέξτε τα δεδομένα σας
Κάντε κλικ και σύρετε για να επισημάνετε τα κύτταρα που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να διαχωρίσετε.
Η επιλογή των σωστών δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας γιατί αν χάσετε ένα κελί ή επιλέξτε πάρα πολλά, το τελικό αποτέλεσμα δεν θα είναι αυτό που περιμένατε.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα
Βρείτε την καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα Excel στο επάνω μέρος της οθόνης και κάντε κλικ σε αυτήν.
Αυτό θα εμφανίσει διάφορες επιλογές για τη διαχείριση των δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένου του χαρακτηριστικού κειμένου σε στήλες που θα χρησιμοποιήσουμε.
Συνιστώμενη ανάγνωση:Πώς να επικολλήσετε τις τιμές διαχωρισμένων κόμματος στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο "Κείμενο σε στήλες"
Στην ομάδα εργαλείων δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί "Κείμενο σε στήλες".
Το κείμενο στις στήλες είναι ένα ισχυρό εργαλείο που σας επιτρέπει να χωρίσετε τα περιεχόμενα ενός κυττάρου σε πολλαπλά κύτταρα που βασίζονται σε συγκεκριμένους οριοθέτες.
Βήμα 4: Επιλέξτε "Disimited" και κάντε κλικ στο "Next"
Στον οδηγό που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή 'οριοθετημένη' και κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
Οι Delimiters είναι χαρακτήρες όπως κόμματα, χώροι ή καρτέλες που διαχωρίζουν κάθε κομμάτι δεδομένων.
Βήμα 5: Επιλέξτε τον οριοθέτη σας
Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στον επιθυμητό οριοθέτη σας, όπως ένα κόμμα, και κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
Εάν ο οριοθετητής που θέλετε δεν είναι καταχωρισμένος, μπορείτε να επιλέξετε "Άλλο" και να το πληκτρολογήσετε στο πλαίσιο που παρέχεται.
Βήμα 6: Επιλέξτε τον προορισμό για τα νέα δεδομένα
Καθορίστε πού θέλετε να μεταβούν τα νέα, χωριστά δεδομένα. Εάν δεν επιλέξετε μια νέα τοποθεσία, θα αντικαταστήσει τα αρχικά δεδομένα.
Βεβαιωθείτε ότι τα κύτταρα προορισμού είναι κενά για να αποφευχθεί η αντικατάσταση τυχόν υπάρχοντα δεδομένα.
Βήμα 7: Κάντε κλικ στο 'Finish'
Μόλις είστε ευχαριστημένοι με τις ρυθμίσεις σας, κάντε κλικ στην επιλογή 'Finish' για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.
Τα δεδομένα σας θα χωριστούν τώρα σε διαφορετικά κύτταρα σύμφωνα με τον οριοθέτη που επιλέξατε.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, τα δεδομένα του Excel θα οργανωθούν με τον επιλεγμένο Delimiter σας. Αυτό διευκολύνει την ανάγνωση και τη διαχείριση. Πείτε αντίο να γεμίσετε, δυσκολίες να κατανοήσετε λίστες και γεια σας για να καθαρίσετε, συνοπτικά δεδομένα!
- Πάντα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας πριν κάνετε αλλαγές, μόνο σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά.
- Διπλασιάστε το διπλό έλεγχο του οριοθέτη που επιλέγετε. Χρησιμοποιώντας το λάθος μπορεί να μπερδευτεί τα δεδομένα σας.
- Εάν χρησιμοποιείτε κείμενο σε στήλες στις ημερομηνίες, βεβαιωθείτε ότι το Excel έχει οριστεί για να αναγνωρίσει τη μορφή ημερομηνίας που χρησιμοποιείτε.
- Εξετάστε τη χρήση της συνάρτησης concatenate εάν θέλετε να συνδυάσετε δεδομένα από διαφορετικά κύτταρα με έναν οριοθέτη.
- Πρακτική σε ένα μικρό σύνολο δεδομένων πρώτα για να πάρει το κρέμονται από αυτό πριν αντιμετωπίσει ένα μεγαλύτερο σύνολο δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη δημιουργία μιας λίστας δεδομένων Excel σε δεδομένα που χωρίζονται από τα κόμματα
Μπορώ να χρησιμοποιήσω διαφορετικό οριοθέτη εκτός από ένα κόμμα;
Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε χαρακτήρα ως οριοθέτη, όπως ένα ερωτηματικό, χώρο ή καρτέλα. Απλά φροντίστε να επιλέξετε το σωστό οριοθέτη στον Οδηγό κειμένου στον Οδηγό Στήλες.
Τι θα συμβεί αν θέλω να διαχωρίσω τα δεδομένα μου σε διαφορετικές σειρές αντί για στήλες;
Για να διαχωρίσετε τα δεδομένα σε σειρές, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό λειτουργιών Excel όπως αριστερά, μέσα και αναζήτηση. Ωστόσο, αυτό είναι πιο περίπλοκο και μπορεί να απαιτήσει κάποια γνώση του φόρτου Excel.
Η χρήση κειμένου σε στήλες επηρεάζει τη μορφοποίηση των δεδομένων μου;
Το χαρακτηριστικό του κειμένου σε στήλες μπορεί να επηρεάσει τη μορφοποίηση των δεδομένων σας. Εάν έχετε εφαρμοστεί συγκεκριμένη μορφοποίηση, είναι καλή ιδέα να το σημειώσετε, ώστε να μπορείτε να το εφαρμόσετε ξανά μετά την διαχωρισμό των δεδομένων.
Τι συμβαίνει εάν τα δεδομένα μου περιέχουν ήδη τον οριοθέτη που θέλω να χρησιμοποιήσω;
Εάν τα δεδομένα σας περιέχουν ήδη το Delimiter, το Excel θα χωρίσει τα δεδομένα σε κάθε εμφάνιση του οριοθέτη. Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε περισσότερες στήλες από ό, τι αναμενόταν, οπότε είναι απαραίτητο να αναθεωρήσετε πρώτα τα δεδομένα σας.
Πώς μπορώ να επαναφέρω τις αλλαγές εάν κάνω λάθος;
Εάν συνειδητοποιήσετε αμέσως ένα λάθος, μπορείτε να πατήσετε το Ctrl + Z για να ανατρέψετε την τελευταία δράση. Εάν έχετε ήδη αποθηκεύσει το αρχείο ή έχετε κάνει άλλες αλλαγές, ίσως χρειαστεί να βασιστείτε σε ένα προηγούμενο αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας.
Περίληψη
- Επιλέξτε τα δεδομένα σας.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.
- Κάντε κλικ στο "Κείμενο σε στήλες".
- Επιλέξτε 'οριοθετημένο' και κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
- Επιλέξτε τον οριοθέτη σας.
- Επιλέξτε τον προορισμό για τα νέα δεδομένα.
- Κάντε κλικ στο 'Finish'.
Σύναψη
Εκεί το έχετε! Είστε τώρα ένας ειδικός για το πώς να δημιουργήσετε μια λίστα με τα δεδομένα του Excel σε δεδομένα που διαχωρίζονται από κόμματα ή οποιοδήποτε οριοθέτη της επιλογής σας. Θυμηθείτε, το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να κάνει τη διαχείριση δεδομένων ένα αεράκι μόλις ξέρετε πώς να χειριστείτε τα χαρακτηριστικά του. Με λίγη πρακτική, θα οργανώσετε και θα αναλύετε δεδομένα όπως ένας επαγγελματίας.
Εάν βρήκατε αυτόν τον οδηγό χρήσιμο, γιατί να μην βουτήξετε λίγο βαθύτερα στις δυνατότητες του Excel; Υπάρχουν πολλές άλλες λειτουργίες και χαρακτηριστικά - όπως πίνακες περιστροφής, μορφοποίηση υπό όρους και μακροεντολές - που μπορούν να λάβουν τις δεξιότητες χειραγώγησης των δεδομένων σας στο επόμενο επίπεδο.
Μην εκφοβίζετε από την πολυπλοκότητα. Κάθε εμπειρογνώμονας ήταν κάποτε αρχάριος, και με τους τεράστιους διαθέσιμους πόρους, είστε καλά στο δρόμο σας να γίνετε γκουρού του Excel. Τώρα προχωρήστε, ξεχωρίζετε αυτά τα δεδομένα και κάντε αυτά τα υπολογιστικά φύλλα να λάμψουν!