Η μείωση του μεγέθους ενός αρχείου Excel μπορεί να είναι ένα πραγματικό lifesaver όταν αγωνίζεστε με αργούς χρόνους φόρτωσης ή πρέπει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα υπολογιστικό φύλλο που είναι πολύ μεγάλο. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν μερικά απλά κόλπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αδυνατίσετε το αρχείο σας χωρίς να χάσετε σημαντικά δεδομένα. Ας βουτήξουμε και να δούμε πώς γίνεται!
Βήμα προς βήμα Tutorial για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου Excel
Πριν ξεκινήσουμε, είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι η μείωση του μεγέθους του αρχείου μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χώρο αποθήκευσης, να κάνετε τα αρχεία σας ευκολότερα και να επιταχύνετε το άνοιγμα και το κλείσιμο των υπολογιστικών σας φύλλων. Δείτε πώς να το κάνετε:
Βήμα 1: Αφαιρέστε την περιττή μορφοποίηση
Αφαιρέστε οποιαδήποτε μορφοποίηση που δεν χρησιμοποιείται στο υπολογιστικό φύλλο σας.
Τα αρχεία του Excel μπορούν να γίνουν ογκώδη όταν υπάρχει πολύ επιπλέον μορφοποίηση που κρέμεται γύρω. Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως φανταχτερά γραμματοσειρές, χρώματα και σύνορα που δεν είναι απαραίτητα. Με την εκκαθάριση αυτής της περίσσειας, δίνετε στο αρχείο σας μια πολύ αναγκαία διατροφή.
Βήμα 2: Διαγράψτε τα αχρησιμοποίητα κύτταρα, σειρές και στήλες
Ξεφορτωθείτε οποιαδήποτε κύτταρα, σειρές ή στήλες που δεν χρησιμοποιούνται.
Μερικές φορές, το Excel θα παρακολουθεί τα κύτταρα που δεν χρησιμοποιούνται πλέον, τα οποία μπορούν να προσθέσουν στο μέγεθος του αρχείου. Εάν έχετε σειρές και στήλες που παίρνουν απλά χώρο, ήρθε η ώρα να πείτε αντίο.
Βήμα 3: Συμπίεση εικόνων και αντικειμένων
Εάν έχετε εικόνες ή αντικείμενα στο αρχείο Excel, μειώστε το μέγεθος ή την ανάλυση τους.
Οι εικόνες και τα αντικείμενα μπορούν να είναι γουρούνια πραγματικού χώρου. Με τη συμπίεση τους ή τη μείωση της επίλυσής τους, μπορείτε να εξοικονομήσετε σημαντικό χώρο χωρίς να επηρεάσετε την συνολική ποιότητα του υπολογιστικού φύλλου σας πάρα πολύ.
Βήμα 4: Αποθηκεύστε ως δυαδικό βιβλίο εργασίας
Αποθηκεύστε το αρχείο σας ως ένα βιβλίο εργασίας Binary (.xlsb) αντί για το προεπιλεγμένο βιβλίο εργασίας Excel (.xlsx).
Η μορφή Binary Workbook του Excel είναι ένας πιο συμπαγής τρόπος αποθήκευσης δεδομένων, ο οποίος μπορεί να οδηγήσει σε μικρότερο μέγεθος αρχείου. Αυτό δεν θα αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε με το υπολογιστικό φύλλο σας, αλλά μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στο μέγεθος του αρχείου.
Βήμα 5: Αφαιρέστε την προσωρινή μνήμη πίνακα περιστροφής
Εάν χρησιμοποιείτε πίνακες περιστροφής, καθαρίστε την προσωρινή μνήμη πίνακα περιστροφής για να αφαιρέσετε παλιά δεδομένα που δεν εμφανίζονται πλέον.
Οι πίνακες Pivot είναι φανταστικοί για τη σύνοψη των δεδομένων, αλλά μπορούν επίσης να αποθηκεύσουν πολλές περιττές πληροφορίες στο παρασκήνιο. Η εκκαθάριση της κρυφής μνήμης μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε το αρχείο σας άπαχο και να σημαίνει.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα πρέπει να παρατηρήσετε ότι το αρχείο Excel είναι σημαντικά μικρότερο, γεγονός που θα διευκολύνει τη διαχείριση και την κοινή χρήση. Θυμηθείτε, ένα πιο αδύναμο αρχείο είναι ένα πιο ευτυχισμένο αρχείο!
- Εξετάστε τη χρήση απλούστερων τύπων όπου είναι δυνατόν. Οι σύμπλοκες φόρμουλες μπορούν να φουσκώσουν το μέγεθος του αρχείου.
- Απενεργοποιήστε τους αυτόματους υπολογισμούς εάν δεν χρειάζονται. Μπορούν να επιβραδύνουν το αρχείο σας.
- Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία δεδομένων του Excel, όπως η «επικύρωση δεδομένων» και η «μορφοποίηση υπό όρους», με φειδώ.
- Κρατήστε το υπολογιστικό φύλλο σας τακτοποιημένο διαγράφοντας τακτικά τυχόν αχρησιμοποίητα φύλλα εργασίας.
- Αποθηκεύστε τακτικά το αρχείο σας μειώνοντας παράλληλα το μέγεθός του για να αποφύγετε την απώλεια οποιασδήποτε προόδου.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός βιβλίου εργασίας του Excel και ενός δυαδικού βιβλίου εργασίας του Excel;
Ένα βιβλίο εργασίας του Excel είναι η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου για αρχεία Excel, ενώ ένα βιβλίο εργασίας του Excel Binary είναι μια πιο συμπαγής μορφή αρχείου που μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του μεγέθους του αρχείου.
Μπορεί η μείωση του μεγέθους του αρχείου να επηρεάσει τη λειτουργικότητα του αρχείου Excel;
Γενικά, η μείωση του μεγέθους του αρχείου δεν πρέπει να επηρεάζει τη λειτουργικότητα του αρχείου σας, εφόσον είστε προσεκτικοί για να μην καταργήσετε σημαντικά δεδομένα ή χαρακτηριστικά.
Πόσο συχνά πρέπει να καθαρίσω τα αρχεία Excel;
Είναι καλή ιδέα να καθαρίσετε τα αρχεία του Excel τακτικά, ειδικά αν προσθέτετε συνεχώς νέα δεδομένα ή κάνετε αλλαγές.
Δείτε επίσης:Πώς να μειώσετε τη χρήση δεδομένων στα Windows Laptop Windows 11: Συμβουλές και κόλπα
Μπορώ να μειώσω το μέγεθος του αρχείου Excel χωρίς να το αποθηκεύω ως δυαδικό βιβλίο εργασίας;
Ναι, μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου αφαιρώντας την περιττή μορφοποίηση, τη διαγραφή των αχρησιμοποίητων κυττάρων και τη συμπίεση εικόνων χωρίς να αλλάξετε τη μορφή αρχείου.
Τι πρέπει να κάνω εάν διαγράψω κατά λάθος σημαντικά δεδομένα ενώ μειώσω το μέγεθος του αρχείου;
Εάν έχετε αποθηκεύσει το αρχείο σας πρόσφατα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Undo" του Excel για να επαναφέρετε τις αλλαγές. Διαφορετικά, είναι πάντα καλή ιδέα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας πριν κάνετε σημαντικές αλλαγές.
Περίληψη
- Αφαιρέστε την περιττή μορφοποίηση
- Διαγράψτε τα αχρησιμοποίητα κύτταρα, σειρές και στήλες
- Συμπίεση εικόνων και αντικειμένων
- Αποθηκεύστε ως δυαδικό βιβλίο εργασίας
- Αφαιρέστε την προσωρινή μνήμη πίνακα περιστροφής
Σύναψη
Η μείωση του μεγέθους ενός αρχείου Excel δεν είναι μόνο για να διευκολυνθεί η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - πρόκειται για την ενίσχυση της συνολικής απόδοσης της ροής εργασίας σας. Κανείς δεν αρέσει να περιμένει γύρω από ένα ογκώδες αρχείο για να ανοίξει ή να ασχοληθεί με προβλήματα αποθήκευσης, οπότε παίρνοντας το χρόνο να αδυνατιστούν τα υπολογιστικά φύλλα σας μπορούν να αποπληρωθούν μακροπρόθεσμα. Αυτά τα βήματα και οι συμβουλές είναι απλές και αρκετά εύκολο για να ακολουθήσουν οποιονδήποτε, οπότε μην διστάσετε να τα δοκιμάσετε. Θυμηθείτε, το κλειδί είναι να έχετε επίγνωση του τι χρειάζεστε πραγματικά στο αρχείο σας και να απαλλαγείτε από την περίσσεια. Με λίγη τακτοποίηση και μερικές έξυπνες τεχνικές εξοικονόμησης, θα έχετε πιο λιπαρά, πιο εύχρηστα αρχεία Excel σε χρόνο μηδέν. Συνεχίστε λοιπόν, δώστε στα υπολογιστικά φύλλα σας το makeover που αξίζουν και απολαύστε την απλότητα και την ταχύτητα που έρχεται με μειωμένο μέγεθος αρχείου Excel.