Τα έγγραφα σάρωσης και η εξοικονόμηση τους σε λέξη είναι μια απλή διαδικασία. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας σαρωτής και μια λέξη Microsoft που είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας. Μόλις σαρώσετε το έγγραφο, θα μετατραπεί σε ψηφιακή μορφή που μπορεί να επεξεργαστεί, να μοιραστεί και να αποθηκευτεί ως αρχείο λέξεων.
Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία σάρωσης, θα έχετε μια ψηφιοποιημένη έκδοση του εγγράφου σας, η οποία μπορεί εύκολα να προσπελαστεί, να επεξεργαστεί και να αποθηκευτεί στον υπολογιστή σας ή να μοιραστεί με άλλους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αποθήκευσης cloud.
Εισαγωγή
Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, η δυνατότητα να μετατρέψετε γρήγορα τα έγγραφα που αντιγράφουν γρήγορα σε επεξεργάσιμα ψηφιακά αρχεία είναι ένας παίκτης αλλαγής παιχνιδιού. Είτε είστε φοιτητής, επαγγελματίας, ή απλώς κάποιος που προσπαθεί να αποσυρθεί από το γραφείο του στο σπίτι, γνωρίζοντας πώς να σαρώσετε τα έγγραφα και να τα σώσετε σε λέξη μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ταλαιπωρία. Είναι μια δεξιότητα που γίνεται όλο και πιο σχετική καθώς κινούμαστε προς περιβάλλοντα χωρίς χαρτί και απομακρυσμένες ρυθμίσεις εργασίας.
Τα έγγραφα σάρωσης δεν αφορά μόνο την ευκολία. Πρόκειται επίσης για ασφάλεια και προσβασιμότητα. Τα ψηφιακά αρχεία μπορούν να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας, κρυπτογραφημένων και πρόσβασης από οπουδήποτε, σε αντίθεση με τα φυσικά έγγραφα που είναι επιρρεπή σε ζημιές και απώλεια. Επιπλέον, μόλις ένα έγγραφο είναι σε μορφή λέξεων, το κείμενο μπορεί να επεξεργαστεί, να μορφοποιηθεί και να αναζητηθεί με ευκολία. Αυτό το σεμινάριο είναι για όσους θέλουν να ψηφιοποιήσουν το μονοπάτι του χαρτιού τους και να κάνουν τα έγγραφά τους πιο ευπροσάρμοστα και φιλικά προς το χρήστη. Ας βουτήξουμε και να μάθουμε πώς να σαρώσουμε τα έγγραφά σας και να τα αποθηκεύσετε στο Word.
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να σαρώσετε τα έγγραφα και να αποθηκεύσετε το Word
Πριν ξεκινήσουμε, βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκατασταθεί στον υπολογιστή σας σαρωτή και Microsoft. Η διαδικασία σάρωσης μπορεί να ποικίλει ελαφρώς ανάλογα με το μοντέλο σαρωτή σας και την έκδοση της λέξης που χρησιμοποιείτε, αλλά τα γενικά βήματα θα πρέπει να είναι παρόμοια.
Βήμα 1: Προετοιμάστε το έγγραφό σας
Βεβαιωθείτε ότι το έγγραφό σας είναι καθαρό και απαλλαγμένο από τυχόν συρραπτικά ή πτυχές που μπορεί να επηρεάσουν την ποιότητα σάρωσης.
Συνιστώμενη ανάγνωση:Πώς να σαρώσετε έγγραφα στο iPad: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα για αρχάριους
Η προετοιμασία του εγγράφου σας είναι ζωτικής σημασίας για μια καθαρή, αναγνώσιμη σάρωση. Αφαιρέστε τυχόν εμπόδια όπως συρραπτικά ή κλιπ χαρτιού που μπορεί να προκαλέσουν μαρμελάδα ή να βλάψουν τον σαρωτή. Εάν το έγγραφο είναι τσαλακωμένο ή διπλωμένο, προσπαθήστε να το εξομαλύνετε για τα καλύτερα αποτελέσματα. Όσο καλύτερη είναι η κατάσταση του εγγράφου σας, τόσο καλύτερη είναι η ποιότητα της σάρωσης.
Βήμα 2: Τοποθετήστε το έγγραφό σας στον σαρωτή
Ανοίξτε το καπάκι του σαρωτή και τοποθετήστε το έγγραφό σας προς τα κάτω στο ποτήρι. Ευθυγραμμίστε το σωστά σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του σαρωτή.
Η σωστή τοποθέτηση του εγγράφου σας στο κρεβάτι σαρωτή θα εξασφαλίσει ότι σαρώνει ευθεία και καλύπτει όλο το περιεχόμενο. Αναζητήστε δείκτες ή οδηγούς στον σαρωτή σας που υποδεικνύουν πού να τοποθετήσετε το χαρτί. Κλείστε προσεκτικά το καπάκι για να αποφύγετε τη μετακίνηση του εγγράφου εκτός τόπου.
Βήμα 3: Ανοίξτε το Microsoft Word
Ξεκινήστε το Microsoft Word στον υπολογιστή σας και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο ή ανοίξτε ένα υπάρχον εάν θέλετε να προσθέσετε τη σαρωμένη εικόνα σε αυτό.
Η εκκίνηση με τη λέξη είναι απαραίτητη καθώς θα εισαχθεί το σαρωμένο έγγραφό σας. Εάν προσθέτετε τη σαρωμένη εικόνα σε ένα υπάρχον έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ακριβώς πού θέλετε να πάει.
Βήμα 4: Αποκτήστε πρόσβαση στον σαρωτή
Στη λέξη, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή", κάντε κλικ στο "Pictures" και επιλέξτε την επιλογή που λέει "από σαρωτή ή κάμερα".
Αυτό το βήμα μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την έκδοση της λέξης, αλλά η καρτέλα "Εισαγωγή" είναι συνήθως το μέρος για να βρείτε τις επιλογές σάρωσης. Εάν δεν βλέπετε τον ανιχνευτή σας, βεβαιωθείτε ότι είναι σωστά συνδεδεμένο με τον υπολογιστή σας και ενεργοποιείται.
Βήμα 5: Σάρωση του εγγράφου
Επιλέξτε τον σαρωτή σας από τη λίστα, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις εάν χρειαστεί και, στη συνέχεια, πατήστε "Σάρωση" για να ξεκινήσετε τη διαδικασία σάρωσης.
Όταν χτυπάτε το "Scan", ο σαρωτής σας θα κάνει τη δουλειά του και θα ψηφιοποιήσει το έγγραφο. Ανάλογα με τον σαρωτή και τις ρυθμίσεις σας, αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγα λεπτά.
Βήμα 6: Εισαγάγετε το σαρωμένο έγγραφο στο Word
Αφού ολοκληρωθεί η σάρωση, θα εμφανιστεί ως εικόνα στο έγγραφο λέξης σας. Μπορείτε να επανατοποθετήσετε, να το αλλάξετε ή να το διαμορφώσετε ανάλογα με τις ανάγκες.
Έχετε τώρα ένα ψηφιακό αντίγραφο του φυσικού σας εγγράφου σωστά στο αρχείο λέξης σας. Από εδώ, μπορείτε να επεξεργαστείτε την εικόνα, να το καλλιεργήσετε ή να τυλίξετε κείμενο γύρω από αυτό - ό, τι πρέπει να κάνετε για να το ενσωματώσετε στο έγγραφό σας απρόσκοπτα.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Ευκολία | Τα έγγραφα σάρωσης απευθείας στη λέξη εξοικονομούν χρόνο και εξορθολογούν τη ροή εργασίας σας. Δεν υπάρχει ανάγκη για ενδιάμεσα βήματα όπως σάρωση σε ένα αρχείο PDF ή εικόνας και, στη συνέχεια, τη μετατροπή του. |
| Επεξεργιμότητα | Μόλις το έγγραφό σας είναι στο Word, μπορείτε εύκολα να επεξεργαστείτε το κείμενο, να το διαμορφώσετε και να κάνετε οποιεσδήποτε απαραίτητες αλλαγές. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μορφές ή έγγραφα που απαιτούν συχνές ενημερώσεις. |
| Συναλλαγή | Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν εύκολα να μοιραστούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπηρεσιών cloud, καθιστώντας τη συνεργασία πιο αποτελεσματική. Μπορείτε επίσης να διασφαλίσετε ότι όλοι συνεργάζονται με την πιο ενημερωμένη έκδοση του εγγράφου. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Ζητήματα ποιότητας | Εάν η ποιότητα της σάρωσης είναι κακή ή το έγγραφο είναι σε κακή κατάσταση, το αποτέλεσμα μπορεί να μην είναι ιδανικό. Μπορεί να χρειαστεί να περάσετε επιπλέον χρόνο για να καθαρίσετε τη σαρωμένη εικόνα. |
| Εξάρτηση εξοπλισμού | Πρέπει να έχετε έναν σαρωτή εργασίας και μια έκδοση λέξης που υποστηρίζει τη σάρωση. Όλοι δεν έχουν πρόσβαση σε αυτά, τα οποία μπορεί να περιορίσουν τη χρησιμότητα αυτής της μεθόδου. |
| Καμπύλη μάθησης | Για όσους δεν είναι τεχνολογικά καταλαβαίνω, η διαδικασία μπορεί να φαίνεται εκφοβιστική. Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να αισθανθείτε άνετα με τη διαδικασία σάρωσης και εισαγωγής. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Τα έγγραφα σάρωσης και η εξοικονόμηση σε λέξη μπορεί να είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου, αλλά υπάρχουν μερικές επιπλέον συμβουλές που πρέπει να έχετε κατά νου. Πρώτον, ελέγξτε πάντα τις ρυθμίσεις ανάλυσης του σαρωτή. Μια υψηλότερη ανάλυση θα οδηγήσει σε μια σαφέστερη εικόνα, αλλά θα δημιουργήσει επίσης μεγαλύτερο μέγεθος αρχείου. Θα χρειαστεί να βρείτε μια ισορροπία με βάση τις ανάγκες σας.
Επιπλέον, εξετάστε τις ρυθμίσεις χρωμάτων. Εάν το έγγραφό σας είναι ασπρόμαυρο, η σάρωση σε κλίμακα του γκρι μπορεί να μειώσει το μέγεθος του αρχείου χωρίς να θυσιάσει την ποιότητα. Εάν έχετε ένα έγγραφο πολλαπλών σελίδων, ορισμένοι σαρωτές σας επιτρέπουν να σαρώσετε όλες τις σελίδες ταυτόχρονα, δημιουργώντας ένα μόνο αρχείο που μπορεί να εισαχθεί στη λέξη.
Μην ξεχνάτε ότι μόλις το έγγραφό σας είναι στο Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ενσωματωμένο χαρακτηριστικό αναγνώρισης οπτικών χαρακτήρων (OCR) για να μετατρέψετε την εικόνα σε επεξεργάσιμο κείμενο. Αυτό έρχεται χρήσιμο αν θέλετε να κάνετε περισσότερα από ό, τι απλά να δείτε το έγγραφο - μπορείτε πραγματικά να αλληλεπιδράσετε και να τροποποιήσετε το κείμενο σαν να το πληκτρολογήσατε μόνοι σας.
Περίληψη
- Προετοιμάστε το έγγραφό σας αφαιρώντας τυχόν εμπόδια και εξομαλύνοντας τις πτυχές.
- Τοποθετήστε το έγγραφό σας στο κρεβάτι του σαρωτή, πρόσωπο προς τα κάτω και ευθυγραμμίστε σωστά.
- Ανοίξτε το Microsoft Word στον υπολογιστή σας.
- Αποκτήστε πρόσβαση στον σαρωτή μέσω της καρτέλας "Εισαγωγή" της Word.
- Επιλέξτε τον σαρωτή σας, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις και σαρώστε το έγγραφο.
- Τοποθετήστε τη σαρωμένη εικόνα στο έγγραφο λέξης σας και επεξεργαστείτε ανάλογα με τις ανάγκες.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν ο σαρωτής μου δεν εμφανίζεται στο Word;
Βεβαιωθείτε ότι ο σαρωτής σας είναι σωστά συνδεδεμένος στον υπολογιστή σας και ενεργοποιείται. Εάν εξακολουθεί να μην εμφανίζεται, δοκιμάστε να κάνετε επανεκκίνηση της λέξης ή στον υπολογιστή σας.
Μπορώ να σαρώσω πολλές σελίδες ταυτόχρονα;
Ναι, πολλοί σαρωτές έχουν τη δυνατότητα να σαρώνουν τις πολλαπλές σελίδες ταυτόχρονα, δημιουργώντας ένα μόνο αρχείο που μπορεί να εισαχθεί σε λέξη.
Πώς μπορώ να μετατρέψω τη σαρωμένη εικόνα σε επεξεργάσιμο κείμενο σε λέξη;
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία OCR της Word για να μετατρέψετε την εικόνα σε κείμενο. Απλά κάντε δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέξτε την επιλογή για να το μετατρέψετε σε κείμενο.
Τι πρέπει να κάνω αν η σαρωμένη εικόνα είναι πολύ μεγάλη;
Μπορείτε να ρυθμίσετε τις ρυθμίσεις ανάλυσης του σαρωτή πριν από τη σάρωση ή τη χρήση εργαλείων επεξεργασίας εικόνων της λέξης για να μειώσετε το μέγεθος της εικόνας μετά τη σάρωση.
Μπορώ να σαρώσω ένα έγγραφο στο χρώμα;
Ναι, οι περισσότεροι σαρωτές σας επιτρέπουν να επιλέξετε ανάμεσα στο χρώμα, την κλίμακα του γκρι ή τις μαύρες και λευκές επιλογές σάρωσης ανάλογα με τις ανάγκες του εγγράφου σας.
Σύναψη
Η κυριαρχία πώς να σαρώσετε τα έγγραφα και να τα αποθηκεύσετε με λέξη είναι μια πολύτιμη ικανότητα στον όλο και πιο ψηφιακό κόσμο μας. Είτε πρόκειται για συμβάσεις, έντυπα ή προσωπικά αρχεία, αυτή η διαδικασία εξασφαλίζει ότι τα σημαντικά έγγραφά σας είναι ασφαλή, προσβάσιμα και εύκολα επεξεργάσιμα.
Πρόκειται για κάτι περισσότερο από απλή ευκολία - πρόκειται για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες σας λειτουργούν για εσάς, με τη μορφή που το χρειάζεστε. Πάρτε λίγο χρόνο για να εξοικειωθείτε με τον σαρωτή και τη λέξη σας, και σύντομα θα σαρώσετε έγγραφα όπως ένας επαγγελματίας.